Doanh nghiệp bạn sẽ được gì khi hợp tác với công ty chuyên tổ chức sự kiện

Doanh nghiệp bạn sẽ được gì khi hợp tác với công ty chuyên tổ chức sự kiện

Ngày nay, với nhiều doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện đã dần trở thành công cụ cực kỳ quan trọng trong hoạt động tiếp thị, đặc biệt trong hoạt động PR, quảng cáo. Nhưng để doanh nghiệp tổ chức một sự kiện mang lại hiệu quả cao nhất, rất cần hợp tác với những công ty chuyên tổ chức sự kiện.

Đến với những công ty chuyên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn sẽ nhận được những gì?

1.    Thấu hiểu yêu cầu khách hàng

Trước khi bắt đầu bất kỳ một sự kiện nào, ta cần nắm rõ và khai thác các yêu cầu cơ bản nhất. Yêu cầu này do chủ đầu tư, các khách hàng đưa ra. Các yêu cầu này căn cứ vào một bản tóm tắt, căn cứ vào bản tóm tắt này, ta sẽ xác định được rõ ràng mình cần phải làm gì? Các bước tổ chức sẽ ra sao. Để thực hiện được bản tóm tắt yêu cầu khách hàng, bạn cần thực hiện, trả lời những câu hỏi sau:

–         Loại hình sẽ tổ chức sự kiện của bạn sẽ là gì (talkshow, họp báo, giới thiệu sản phẩm…)

–         Mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?

–         Khách tham dự là những ai?

–         Có bao nhiêu khách sẽ tham dự?

–         Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?

–         Ngân sách là bao nhiêu?

–         Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có những đặc điểm gì?

2.    Suy nghĩ ý tưởng

Trong giai đoạn này, bạn cần tập hợp một nhóm người để tiến hành suy nghĩ ý tưởng  các bước tổ chức sự kiện.  Lưu ý khi thực hiện cần nắm rõ những yêu cầu trong bản tóm tắt yêu cầu của khách hàng, đồng thời hiểu rõ được  sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty yêu cầu tổ chức sự kiện. Sau khi suy nghĩ ý tưởng, ban tổ chức sự kiện sẽ thể hiện điều đó trên bảng đề xuất, là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ. Chương trình này sẽ được gửi đến khách hàng với bảng báo giá và chờ đợi phản hồi từ khách hàng. Thông thường, đối với một chương trình sự kiện, đây là giai đoạn quan trọng nhất, tạo được sự khác biệt của các công ty tổ chức sự kiện khác nhau. Nhưng một ý tưởng hay cũng chưa chắc đảm bảo của  thành công của sự kiện bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức.

Những vấn đề quan trọng nhất khi viết kế hoạch tổ chức sự kiện?

–         HỒ SƠ CÔNG TY

Bao gồm hồ sơ công ty của bạn là vô cùng quan trọng dù công ty của bạn lớn hay nhỏ. Những thông tin ban đầu này cung cấp cho đối tác của bạn những ý tưởng rõ ràng về việc bạn có khả năng làm gì và cho phép họ đánh giá công việc của bạn, nếu họ tin rằng công ty của bạn tốt và phù hợp với sự kiện của họ, sự lựa chọn là hiển nhiên.  Điều này cũng cho từng nhà cung cấp một cái nhìn sâu sắc vào công ty và sự kiện của bạn, có thể giúp họ cung cấp và dự đoán các giải pháp cụ thể để phù hợp với nhu cầu của  công ty của bạn.

–         THÔNG TIN CHI TIẾT SỰ KIỆN

Ẩn hoặc bỏ đi chi tiết duy nhất sẽ gây ra bất ngờ cuối cùng của bạn. Hãy thử đọc bản tóm tắt sự kiện của bạn như một nhà cung cấp và xem nếu có khoảng trống hay thiếu sót mà dường như không để giới thiệu những gì bạn đang cố gắng để đạt được với sự kiện của bạn. Nếu bạn không thể nhìn thấy những gì mục tiêu của bạn cho sự kiện này không có cách nào các nhà cung cấp của bạn có thể chào giá chính xác chi nó. Hãy chắc chắn  bao gồm bất kỳ thông tin bạn đã có thể có lợi từ các nhà cung cấp của bạn từ nhiều năm trước. Bạn không bao giờ có thể có đủ thông tin. Khi bạn nghĩ rằng bạn có đủ, tìm kiếm và bổ sung thêm. Không ai phàn nàn một tóm tắt sự kiện có quá nhiều chi tiết trong đó.

–         NGÂN SÁCH RÕ RÀNG

Nói về ngân sách của bạn và hãy báo trước về những kỳ vọng của bạn xung quanh nó. Một số người nghĩ rằng bằng cách ẩn hoặc không tiết lộ điều này rằng họ sẽ tiết kiệm tiền. Đôi khi (hiếm, rất hiếm), đó là sự thật, nhưng hầu hết thời gian này có thể làm bạn chỉ đau đầu cuối cùng với một ngân sách có thể trở nên cực kỳ mất kiểm soát. Nếu không có một đặc điểm cụ thể cho ngân sách, các nhà cung cấp sẽ không thể tìm đăợc giải pháp đẻ giảm thiểu sự thiệt hại cho túi tiền của bạn. Hãy tin tôi khi tôi nói rằng chụp, chỉnh sửa và thêm đồ họa để một đoạn video 5 phút chi phí tốn nhiều hơn số bạn đang có trong đầu của bạn, nhưng có thể sử dụng các cảnh và đồ họa ít hơn, bạn có thể tiết kiệm tiền. Xem những gì họ có thể làm trong ngân sách của bạn và sau đó đưa ra quyết định trên nếu bạn muốn các phiên bản cao hơn.

–         THỜI GIAN

Rất quan trọng khi bao gồm một thời gian cho tóm tắt sự kiện. Cho các nhà cung cấp của bạn có đủ thời gian để đọc, đặt câu hỏi và trả lời chúng sẽ giúp bạn có được những thông tin tốt nhất và chính xác nhất. Trong khi hiểu được quá trình này đôi khi có được vội vã, hãy cố gắng ghi nhớ rằng người nhận sẽ cần đủ thời gian để đọc, trả lời và thu thập thông tin từ tất cả các phòng ban của họ. Bạn muốn thời gian này và chú ý đến tóm tắt sự kiện của bạn, vì vậy nếu có thể cung cấp càng nhiều như bạn có thể trong khi vẫn giữ những thứ khác hoạt động.

Viết tóm tắt sự kiện có thể tẻ nhạt, nhưng khi thực hiện một cách chính xác và có càng nhiều thông tin bạn có thể có thể khiến mình ngạc nhiên với chất lượng của sự kiện và những gì bạn sẽ nhận được trở lại khi nó thành công.

3.    Thiết kế sự kiện:

Giai đoạn này là giai đoạn cụ thể ý tưởng. Thực hiện các vấn đề bao gồm:

–         Địa điểm tổ chức.

–         Thời gian tổ chức sự kiện và thời gian diễn ra chương trình.

–         Chủ đề (theme/concept) của chương trình.

–         Thiết kế hình ảnh cho chương trình.

–         Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian diễn ra như thế nào?

4.    Lên kế hoạch tổ chức

Đây là lúc quy trình tổ chức sự kiện được cụ thể hóa chi tiết nhất từ trước khi tiến hành thực thi. Công ty chuyên tổ chức sự kiện cần quan tâm đến những vấn đề như:

–         Ngân sách.

–         Nguồn nhân lực thực hiện.

–         Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.

–         Vận chuyển như thế nào?

–         Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

5.    Tiến hành sự kiện.

Một sự kiện thường mất ít nhất hai tuần để thực hiện sự kiện. Bao gồm các hoạt động chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các bên liên quan. Một số công ty tổ chức sự kiện sẽ tiến hành thuê ngoài một số hoạt động và cử bộ phận giám sát hoạt động…. Lưu ý cần trao đổi với khách hàng thường xuyên để đạt được sự chấp thuận từ phía khách hàng, đồng thời luôn kiểm soát chặt chẽ nhà cung cấp để hạn chế mọi rủi ro có thể xảy ra.

6.    Dàn dựng chuẩn bị

Quá trình dàn dựng chuẩn bị được thực hiện tại nơi tổ chức sự kiện. Tốt nhất là trước 1 hoặc 2 ngày diễn ra sự kiện. Nên có một bảng những công việc  cần làm để tiện theo dõi tiến độ và không bỏ sót khâu nào. Chú ý đến thời gian vận chuyển. Các trưởng bộ phận sẽ điều phối nhân lực theo công việc đã được phân công. Những lúc có phát sinh ngoài dự kiến, mọi người  sẽ cùng tập hợp lại  để cùng giải quyết tại chỗ.

7.    Kết thúc sự kiện.

Các bước tổ chức sự kiện, luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra. Điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

–         Kết thúc sự kiện, chuyển đồ đạc về kho, dọn dẹp nơi tổ chức, sửa lại những vật dụng đã sử dụng, thanh toán hợp đồng cho các nhà cung cấp, bảo quản kho..

–         Họp rút kinh nghiệm: Sau khi sự kiện kết thúc, các công ty thường có một bộ phận viết báo cáo ghi lại những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra và quá trình kết thúc sự kiện để cùng nhau rút kinh nghiệm cho những sự kiện lần sau.

Trên đây là một số lợi ích khi doanh nghiệp bạn hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]