Bạn muốn tổ chức chạy roadshow thật thành công cho doanh nghiệp của mình

Bạn muốn tổ chức chạy roadshow thật thành công cho doanh nghiệp của mình

Ngày nay, với rất nhiều doanh nghiệp, tổ chức chạy roadshow đã trở thành công cụ quảng cáo mang lại những hiệu quả hết sức to lớn. Đây là một trong những cách thức quảng bá thương hiệu của bạn một cách tốt nhất và chi phí hợp lý nhất.

Vậy roadshow là gì?

Roadshow là hình thức quảng cáo maketing được các công ty sử dụng khá nhiều hiện nay. Tổ chức chạy roadshow đơn giản là tổ chức biểu diễn nghệ thuật lưu động trên nhiều tuyến đường với nhiều đoàn xe nối đuôi nhau, cùng mang màu sắc, thương hiệu, truyền tải tới người xem, mặc đồng phục giống nhau…

Quảng cáo hình ảnh, thương hiệu bằng roadshow như thế nào?

Tổ chức chạy roadshow phù hợp với tất cả mọi sản phẩm. Chạy roadshow là để mọi người biết đến thương hiệu của công ty vì nó tạo ra sự nổi bật, khác biệt trên đường phố được nhiều người biết tới và có ấn tượng mạnh mẽ. Không chỉ để quảng bá sản phẩm mới, dịch vụ mới của công ty mà hoạt động tổ chức chạy roadshow còn được tổ chức khi công ty sắp có sự kiện nổi bật cần được quảng bá rộng rãi tới công chúng.

Để khách hàng nhớ tới sản phẩm, dịch vụ của công ty thì không đơn giản là cứ đi trên đường cùng những băng rôn, khẩu hiệu, quảng cáo thông thường. Mà bạn cần chuẩn bị về trang phục, mũ áo cho nhân viên tham gia, phương tiện được trang trí với màu sắc giống nhau, băng rôn khẩu hiệu phải ngắn gọn, dễ ghi nhớ, tạo ấn tượng ban đầu cho người tiêu dùng.

Tổ chức chạy roadshow là gì?

Tổ chức chạy roadshow là sử dụng  các loại xe như xe vespa, xe đạp, xe máy…được trang trí giống hệt nhau từ màu sắc đến chữ dán ở trên xe. Người điều khiển trên xe không ai khác là các bạn trẻ trong độ tuổi sinh viên. Chạy roadshow là để quảng bá sản phẩm nên nhân viên tham gia phải là những người trẻ tuổi, thể hiện được sức sống tràn trề, sự năng động, tươi mới cho sản phẩm.

Khi đi theo đoàn roadshow cũng có những quy định nghiêm ngặt sau: luôn đi theo đoàn, không được tách ra khỏi đoàn riêng, mặt luôn tươi cười, vui vẻ, không được làm các việc cá nhân trong khi tham gia hoạt động. Đối tượng tham gia chạy roadshow có thể là PG nam, nữ hoặc kết hợp cả hai.

Cách thức tổ chức chạy roadshow thường gồm những giai đoạn nào?

1.    Lên kế hoạch

Trong bất kỳ trường hợp nào, đặc biệt là khi thực hiện một chương trình nào đó như tổ chức chạy roadshow, bạn cần phải nắm được rõ yêu cầu của khách hàng để có thể nắm rõ được yêu cầu của họ về thời gian, địa điểm, lộ trình chạy, số lượng nhân sự…từ đó sẽ đưa ra được kế hoạch cụ thể và các phương án phòng ngừa rủi ro.

2.    Nhân sự

Nhân sự có vai trò rất quan trọng cho sự thành công của chương trình, họ là người theo sát đội ngũ từ khâu tuyển dụng nhân sự đến sắp xếp đội hình, điều phối hoạt động của các tuyến đường. Do đó, người quản lý cần năng động, tháo vát và có khả năng xử lý các tình huống rủi ro khi tổ chức chạy roadshow ngoài đường.

Nhân sự: Thường là các PB, PG được tuyển chọn  theo tiêu chí ngoại hình tốt, đồng đều, chịu khó. Vì hoạt động tổ chức ngoài trời có những yếu tố như nắng mưa, tắc đường,,…đòi hỏi sức chịu đựng của đội ngũ nhân sự. Do đó, khi tuyển dụng cần nói rõ ràng những khó khăn để người tham gia có thể đưa ra những quyết định chính xác nhất, tránh việc tham gia và bỏ giữa chừng.

3.    Thủ tục và phương tiện

Xin giấy phép tổ chức chạy roadshow là một trong những công việc nên thực hiện đầu tiên để tránh những tình trạng “vỡ show” vì thiếu giấy tờ, có thể phải dừng lại giữa đường và để lại những hình ảnh xấu, hoặc để khi vào trong quá trình tổ chức sự kiện rồi mới xin. Rất nhiều chương trình đã bị hủy vì không có giấy tờ nơi cơ quan có thẩm quyền , phường, quận nơi diễn ra tổ chức chạy roadshow.

Phương tiện: Có rất nhiều phương tiện để bạn có thể lựa chọn tổ chức chạy roadshow như: xe đạp, xe đạp đôi, xe tay ga (đặc biệt là Attila, Vespa cổ, SH, Segway…), thậm chí là xe hơi một người lái, bán tải, xích lô, xe Jeep, xích lô, xe buýt…tùy theo đối tượng khách hàng mục tiêu mà có những phương tiện phù hợp.

Người tổ chức có thể thuê những phương tiện này tại những nơi chuyên cho thuê phương tiện tổ chức chạy roadshow hoặc nhân sự có phương tiện chạy. Để cho phương tiện thêm bắt mắt, có thể trang trí thêm cho các phương tiện bằng logo, banner, cờ…

Lưu ý: Cần lựa chọn những tuyến đường nhiều người qua lại để dễ tiếp cận và tránh xa những tuyến đường một chiều, đường cấm. Nếu có hành trình chạy tuyến song song cần chú ý lập các điểm tập kết sao cho tránh trùng lặp.

Một trong những phương tiện đã trở nên rất quen thuộc khi tổ chức chạy roadshow mà mang lại hiệu quả rất cao là tổ chứcchạy roadshow bằng xe đạp.

Những lợi ích mà tổ chức chạy roadshow mang lại?

1.    Thu hút sự chú ý của nhiều người

Các tầm pano, poster, băng zôn tĩnh đã trở nên nhàm chán và xuất hiện nhan nhản trên  các đường phố  không được còn mấy ai chú ý. Khi nhìn thấy đoàn PG bằng xe đạp diễn hành qua các con phố, với những biểu ngữ trên xe và sự bắt mắt sexy của các cô gái đã khiến người đi đường không khỏi tò mò và nhìn thật lâu. Thậm chí có nhiều người còn chạy theo đoàn xe để hỏi về sản phẩm mà chương trình đang quảng cáo.

Rõ ràng đây là phương pháp quảng cáo đạt hiệu quả cao khi thu hút được số lượng rất lớn người đi đường quan tâm. Việc chạy xe đạp chầm chậm cũng khắc phục được điểm yếu của diễu hành bằng xe máy hoặc ô tô thường đi với tốc độ khá nhanh.

2.    Tiết kiệm chi phí

So với việc tổ chức chạy roadshow bằng xe máy, ô tô hay bách bộ thì phương pháp tổ chức chạy roadshow bằng xe đạp tỏ ra tiết kiệm hơn hẳn. Việc thuê xe đạp rõ ràng kinh tế hơn, đơn giản hơn vì không phải đặt cọc một khoản tiền khá lớn như thuê xe máy hoặc ô tô, bạn không cần lo chi phí xăng xe hay chi phí xin giấy phép tổ chức chạy roadshow cho xe cơ giới vốn được quy định chặt chẽ hơn xe thô sơ.

3.    An toàn và thân thiện hơn với môi trường

Ở các nước tiên tiến, việc sử dụng xe đạp luôn được khuyến khích vì nó góp phần bảo vệ môi trường, giảm đáng kể lượng khí thải. Ở Việt Nam, nếu chúng ta không không có ý thức bảo vệ môi trường ngay ngày hôm nay thì chỉ trong thời gian ngắn nữa, hơn 100 triệu người dân Việt Nam sẽ bị sống trong môi trường ô nhiễm nặng. Đó sẽ là hậu quả khôn lường cho tương lai của con cháu chúng ta.

Ở Việt Nam, hàng năm có khoảng 10.000 người chết vì tai nạn giao thông mà nguyên nhân chủ yếu đến từ ô tô và xe máy. Trong khi đó số tai nạn từ xe đạp chỉ chiếm chưa đầy 5%.

4.    Thúc đẩy doanh số

Đây là những hiệu quả mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn khi tổ chức. Việc phát triển thương hiệu sâu rộng đến khách hàng khiến cho việc bán hàng dễ dàng hơn, từ đó thúc đẩy doanh số bán hàng của bạn.

Các thương hiệu lớn như FPT, Adidas, SCTV, Ocean bank, KFC…đã nhanh chóng nhận ra tác dụng tuyệt vời của roadshow xe đạp và họ đã gặt hái được thành công.

Bất kể chương trình sự kiện, hoạt động nào diễn ra đều gặp không ít khó khăn nhất định. Tổ chức chạy roadshow cũng không phải là trường hợp ngoại lệ, bởi đây là là hình thức PR có độ phức tạp cao mà không phải đơn vị nào cũng có khả năng thực hiện. Nếu không cẩn thận thì những sự cố, khó khăn sau đây rất dễ xảy ra khi tổ chức chạy roadshow?

1.    Chi phí cao, dễ phát sinh thêm nhiều khoản phát sinh.

Tổ chức roadshow được thực hiện khá công phu và điều đó đồng nghĩa chi phí bỏ ra sẽ rất tốn kém. Bởi vậy, roadshow chỉ phù hợp với những thương hiệu lớn có sẵn đối tượng khách hàng rộng rãi nhưng muốn đưa tên sản phẩm tới công chúng nhiều hơn. Còn với những sản phẩm nhỏ, có đặc thù là phân khúc nhỏ thì bạn nên chọn những phương án tiếp thị khác thay vì bỏ quá nhiều tiền cho việc tổ chức chạy roadshow.

2.    Các hoạt động trong tổ chức chạy roadshow gặp những sự cố bất ngờ.

Không thể không kể các hoạt động đang diễn ra tưởng chừng khá suôn sẻ trong quá trình tổ chức chạy roadshow lại gặp những sự cố bất ngờ. Có thể là hỏng hóc về phương tiện di chuyển, có thể là các thành viên có thể bị lạc đoàn, có thể là trời đổ mưa  bất chợt…Tất cả các tình huống đó có thể xảy ra, vì vậy bạn nên có những phương án đối phó từ trước.

3.    Khó khăn về nhân sự khi tổ chức chạy roadshow.

Nhân sự tham gia roadshow thường là  các PG, các PB có ngoại hình và phải thật chịu khó. Tuy lương cho các nhân sự tổ chức chạy roadshow thường khá cao, nhưng đây lại là một hoạt động khá vất vả, vì hoạt động này thường diễn ra ngoài trời. Bạn có thể phải chạy xe cả ngày ngoài đường dưới trời nắng nóng. Hoặc có thể đi vào giờ tan tầm, nhiều tuyến đường kẹt xe thì bạn vẫn phải đảm bảo tiến độ và duy trì cự ly đội hình một cách hợp lý. Bởi tính chất vất vả như vậy, nên có rất nhiều nhân sự nghỉ ngang trong quá trình thực hiện, cho nên việc giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là điều mà người thực hiện tổ chức chạyroadshow cần đặc biệt chú ý.

4.    Xin cấp phép chạy roadshow

Việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời nói chung và roadshow nói riêng thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở văn hóa thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức chạy roadshow thường né xin giấy phép hoặc thậm chí xin giấy phép chui, bị bắt thì nộp phạt.

Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động, tránh nguy cơ bị cơ quan chức năng can thiệp, dẫn tới hỏng chương trình.

5.    Thiết kế lộ trình chạy roadshow

Dĩ nhiên, khi tổ chức roadshow trên một tuyến phố đông đúc người qua lại sẽ làm lan tầm ảnh hưởng  của roadshow. Nhưng vấn đề gặp phải là nếu bạn di chuyển vào lúc đường phố đang đông đúc người qua lại, cảnh sát giao thông sẽ chú ý tới bạn. Khi đó, bạn cần có một người đủ khả năng đảm đương nói chuyện với cảnh sát, hoặc cách tốt nhất là cho đoàn tách thành nhiều phía để đỡ ảnh hưởng đến giao thông của người đi đường.

6.    Vấn đề khi tổ chức chạy roadshow ở tỉnh.

Ở các thành phố thì việc tổ chức chạy roadshow này tương đối dễ dàng và thu hút được chú ý của nhiều người xung quanh khi đội ngũ nhân sự đều làm việc, học tập và sinh sống tại địa điểm có các tuyến đường mà họ sẽ đi qua. Tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các vấn đề phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự, tìm hiểu kỹ các tuyến đường để tránh các tuyến đường bị lạc, gây chậm tiến độ…

7.    Vấn đề di chuyển trên đường

Bởi thói quen và khả năng điều khiển xe của các thành viên trong đoàn khác nhau nên việc di chuyển trên những đoạn đường sẽ gặp khá nhiều khó khăn, rất có thể sẽ gây ra tình trạng bị tách đoàn.

8.    Khó khăn đặc biệt khi thực hiện roadshow bằng ô tô

Thực hiện roadshow bằng ô tô không còn là một điều quá xa lạ. Tuy nhiên, thực hiện roadshow bằng ô tô còn gặp phải nhiều khó khăn hơn cả khi thực hiện roadshow bằng xe đạp, xe máy.

Chi phí dành cho mỗi chương trình như thế này không hề nhỏ, thậm chí có thể lên đến hàng tỷ đồng, bên cạnh đó là những thủ tục giấy tờ rắc rối khiến chương trình không kịp tiến độ. Do đó, nếu tổ chức thiếu chuyên nghiệp roadshow sẽ không thành công thì sẽ dễ dàng trở thành một chương trình khoe mẽ và gây các phản hồi tiêu cực cho event của bạn nói chung và cho sản phẩm bạn muốn quảng bá nói riêng.

Trên đây là một số những gợi ý để giúp doanh nghiệp của bạn có cho mình những buổi tổ chức chạy roadshow hoàn hảo nhất.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]