Tổ chức chạy roadshow là một trong những cách cực kỳ hiệu quả để quảng bá hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp. Đây là một phương pháp được rất nhiều người làm maketing hết sức ưu chuộng. Để tổ chức chạy roadshow thành công, mang lại hiệu quả cao nhất luôn là câu hỏi được rất nhiều người quan tâm.
Hình thức tổ chức chạy roadshow hầu như phù hợp với mọi sản phẩm, với mục đích quảng bá thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm nhưng nó lại phù hợp nhất với các sản phẩm mới vì nó tạo ra được hiệu ứng tốt về mặt hình ảnh và ghi nhớ. Tổ chức chạy roadshow thường đi theo đoàn và được trang trí, ăn mặc khá bắt mắt nên nhìn đội hình rất đẹp và thú vị. Có thể kết hợp tổ chức chạy roadshow quảng bá thương hiệu và thông báo các sự kiện, hoặc kết hợp phát sampling, phát tờ rơi giới thiêu sản phẩm , hoặc thực hiện các trò chơi, hội thảo lưu động, activation, chiếu phim tại những địa điểm công cộng như công viên, nhà văn hóa, siêu thị, trung tâm thương mại…
Phương tiện dùng để tổ chức chạy roadshow hiện nay thịnh hành nhất hiện nay là các loại xe gắn máy như Attila Elizabeth, xe đạp đôi, xe đạp đơn, hoặc đôi khi họ sử dụng xe vespa cổ, xe motor phân khối lớn, gây ấn tượng hơn nữa là xe Segway, xe hơi một người lái, xích lô, thậm chí là xe jeep, xe bán tải, xe bus. Người tổ chức chạy roadshow có thể thuê các phương tiện chạy roadshow tại những đơn vị chuyên cung cấp xe chuyên dùng roadshow, hoặc có thể tuyển nhân sự chạy roadshow có sở hữu các loại xe này. Để phương tiện tổ chức chạy roadshow thêm bắt mắt, người tổ chức chạy roadshow thường trang trí xe với màu sơn và decal trùng với màu đặc trưng của sản phẩm để tăng mức độ nhân diện thương hiệu, có thể treo banner, cờ … để gây chú ý cho người đi đường…
Để có thể lên kế hoạch hoàn hảo nhất cho một buổi roadshow, người tổ chức cần làm việc với khách hàng để nắm được yêu cầu và mong muốn của họ, thống nhất về phương tiện, số lượng nhân sự, thời gian, địa điểm tổ chức chạy roadshow. Thời gian bao gồm thời gian diễn ra và thời lượng của một chương trình, vì có một số chương trình diễn ra cả tháng. Việc tiếp theo là lên lịch trình, người thực hiện tổ chức chạy roadshow nên có kế hoạch cụ thể về các tuyến đường mà đoàn roadshow phải đi qua, sao cho từ địa điểm tập kết để xuất phát cho đến điểm tập kết để kết thúc không bị trùng lặp nhau, nhất là khi có nhiều đoàn thực hiện song song.
Nhân sự cho chương trình thường là các PG, PB có ngoại hình và phải chịu khó, vì hoạt động này thường diễn ra ngoài trời, lương cho nhân sự tổ chức chạyroadshow cũng cao hơn so với các nhân sự làm việc trong nhà. Để chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng và nhiều tuyến đường kẹt xe mà vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và cự ly đội hình là một sự cố gắng rất lớn. Do tính chất vất vả của công việc , có thể sẽ có nhiều nhân sự nghỉ ngang trong quá trình làm việc, cho nên việc giữ chân nhân sự và có phương án thay thế là những điều người thực hiện roadshow cần lưu ý.
Ở Hà Nội, việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời thường là rất khó khăn. Hoạt động tổ chức chạy roadshow không được sở văn hóa thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức chạy roadshow thường né xin phép chạy roadshow bằng việc xin phép phát tờ rơi, hoặc thậm chí là chạy chui… bắt thì nộp phạt. Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho các chương trình, các bạn nên làm việc với các cơ quan chức năng có thẩm quyền hoặc phường, quận, nơi diễn ra hoạt động. Những hoạt động bị “bể show” thường là do hoạt động không phù hợp và bị các cơ quan chức năng đình chỉ. Vì vậy, xây dựng chương trình phù hợp, chuẩn bị trước làm việc với các cơ quan chức năng là rất quan trọng.
Trong suốt 5 năm tổ chức chạy roadshow, bản thân chúng tôi công ty tổ chức sự kiện Vietwind chưa bao giờ gặp khó khăn trong việc chuẩn bị và tổ chức.
Một trong những người quan trọng nhất của buổi tổ chức chạy roadshow là người quản lý (supervisor). Người này sẽ có trách nhiệm giám sát để làm ổn định đội hình, hướng dẫn PG, PB làm việc, điều phối hoạt động diễn ra của đoàn trên các tuyến đường một cách linh hoạt.
Một mẹo nhỏ để tránh các rắc rối xảy ra khi tổ chức chạy roadshow nên tránh các khu vực có cơ quan chính trị như các tuyến đường Hùng Vương, Phạm Văn Đồng… Người làm roadshow thường ưa thích những tuyến đường đông, càng kẹt xe càng tốt để gây chú ý tới người đi đường, nhưng đồng thời việc này cũng gây chú ý cho cảnh sát giao thông, vì vậy người supervisor phải rất linh động, tháo vát và đảm nhận vai trò tiền trạm thật tốt, khi xuất hiện những nguy cơ có thể xảy ra rắc rối với lực lượng giữ gìn an ninh trật tự thì nên cho đoàn tản ra nhiều phí để tránh gây chú ý và gây ách tắc giao thông.
Nếu trong hoạt động tổ chức chạyroadshow có việc dừng lại phát tờ rơi, quảng bá sự kiện hay làm activation, thì tùy theo mức độ của sự kiện đó, phải xin phép trước chủ địa điểm hoặc các lực lượng bảo vệ.
Ở các tỉnh thành, việc tổ chức chạy roadshow tương đối dễ dàng hơn, tuy nhiên khi thực hiện ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như phương tiện đi lại và ăn ở của nhân sự.
Những khó khăn thường gặp phải khi tổchức chạy roadshow mà bạn có thể tham khảo?
Roadshow được thực hiện khá công phu và điều đó đồng nghĩa với việc chi phí bỏ ra rất tốn kém. Bởi vậy, roadshow chỉ phù hợp với những thương hiệu lớn, có sẵn đối tượng khách hàng rộng rãi nhưng muốn đưa tên sản phẩm đến công chúng nhiều hơn. Còn đối với những sản phẩm đặc thù có phân khúc nhỏ thì bạn nên chọn cách tiếp thị khác thay vì bỏ quá nhiều tiền cho roadshow.
Các hoạt động diễn ra trong sự kiện gặp sự cố bất ngờ
Không thể không kể đến các hoạt động đang diễn ra tưởng chừng khá suôn sẻ trong quá trình thực hiện roadshow lại gặp phải những sự cố bất ngờ. Có thể là hỏng hóc về phương tiện di chuyển, có thể là các thành viên bị lạc đoàn, có thể là Trời đổ mưa bất chợt… Tất cả các tình huống đó đều có thể xảy ra, bởi vậy bạn nên có các phương án đối phó từ trước.
Nhân sự tham gia các chương trình roadshow thường là các PGs, PBs có ngoại hình và phải thật chịu khó. Tuy lương cho các nhân sự tham gia roadshow thường khá cao, nhưng đây lại là một hoạt động khá vất vả, vì hoạt động này thực hiện ở ngoài trời. Bạn có thể phải chạy xe ngoài đường cả ngày dưới trời nắng nóng, hoặc giả sử có đi vào giờ tan tầm, nhiều tuyến đường kẹt xe thì bạn vẫn phải đảm bảo tiến độ chạy và duy trì cự ly đội hình một cách hợp lý. Bởi tính chất vất vả của công việc như vậy, nên rất có thể có nhiều nhân sự sẽ nghỉ ngang trong quá trình thực hiện, cho nên giữ chân nhân sự và có lực lượng thay thế là những điều người thực hiện roadshow cần đặc biệt lưu ý.
Việc cấp phép cho các hoạt động ngoài trời nói chung và roadshow nói riêng thường rất khó khăn. Hoạt động roadshow không được Sở Văn Hóa Thông tin cấp phép, nhiều người tổ chức roadshow thường né xin giấy phép chạy roadshowm hoặc thậm chí là tổ chức… chui, bị bắt thì nộp phạt.
Để đảm bảo rủi ro thấp nhất cho chương trình, các bạn nên làm việc trước với các cơ quan có thẩm quyền hoặc phường, quận nơi diễn ra hoạt động, tránh nguy cơ bị các lực lượng chức năng can thiệp dẫn đến “bể show”.
Dĩ nhiên, khi thực hiện roadshow trên một tuyến phố đông đúc nhiều người qua lại sẽ làm lan rộng tầm ảnh hưởng của show. Nhưng “lợi bất cập hại”, nếu bạn di chuyển vào lúc đường phố đang đông đúc người qua lại, cảnh sát giao thông sẽ chú ý đến bạn. Khi đó, bạn cần một người đủ khả năng để có thể đảm đương trọng trách nói chuyện với cảnh sát, hoặc cách tốt nhất là cho đoàn tách ra nhiều phía để tránh gây ảnh hưởng đến giao thông của người đi đường.
Ở các thành phố thì việc thực hiện hoạt động chạy roadshow này tương đối dễ dàng và thu hút được sự chú ý của khá nhiều người xung quanh khi đội ngũ nhân sự đều làm việc, học tập và sinh sống tại địa điểm có các tuyến đường mà họ sẽ đi qua. Tuy nhiên, khi thực hiện chương trình ở các tỉnh thì nên chú ý đến các chi phí phát sinh như phương tiện di chuyển và ăn ở của nhân sự, tìm hiểu kỹ các tuyến đường để tránh trường hợp bị lạc, gây chậm tiến độ…
Bởi thói quen và khả năng điều khiển xe của các thành viên trong đoàn khác nhau nên việc di chuyển trên những đoạn đường sẽ gặp khá nhiều khó khăn, rất có thể sẽ gây ra tình trạng bị tách đoàn.
Khó khăn đặc biệt khi thực hiện roadshow bằng ô tô
Thực hiện roadshow bằng ô tô không còn là một điều quá xa lạ. Tuy nhiên, thực hiện roadshow bằng ô tô còn gặp phải nhiều khó khăn hơn cả khi thực hiện roadshow bằng xe đạp, xe máy.
Chi phí dành cho mỗi chương trình như thế này không hề nhỏ, thậm chí có thể lên đến hàng tỷ đồng, bên cạnh đó là những thủ tục giấy tờ rắc rối khiến chương trình không kịp tiến độ. Do đó, nếu tổ chức thiếu chuyên nghiệp roadshow sẽ không thành công thì sẽ dễ dàng trở thành một chương trình khoe mẽ và gây các phản hồi tiêu cực cho event của bạn nói chung và cho sản phẩm bạn muốn quảng bá nói riêng.
Trên đây là một số lưu ý để giúp bạn có thể xây dựng cho doanh nghiệp mình một buổi tổ chức chạy roadshow hoàn hảo nhất.
Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.
Comments