Bạn muốn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình mà chưa có ý tưởng

Bạn muốn tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình mà chưa có ý tưởng

Để thực hiện tổ chức sự kiện thành công không hề đơn giản. Trong một doanh nghiệp có rất nhiều sự kiện có thể diễn ra, đó có thể là tổ chức hội nghị, hội thảo, tổ chức kỷ niệm thành lập, tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới…

Để tổ chức sự kiện một cách thành công, cần quan tâm đến những yếu tố nào?

1.    Kiến thức về tổ chức sự kiện

Để tổ chức một sự kiện thành công, kiến thức về tổ chức sự kiện là rất quan trọng. Cho dù là tổ chức 2 sự kiện có cùng mục đích nhưng 2 sự kiện đó không bao giờ giống nhau và sự hiểu biết các sắc thái của sự kiện là những điều cần thiết cho một sự kiện là rất quan trọng. Các sự kiện như cuộc họp của công ty có nhu cầu riêng của họ. Các sự kiện lớn về giải trí như một buổi hòa nhạc đòi hỏi kiến thức và các nguồn lực hỗ trợ được đưa ra. Trước khi bắt đầu một tổ chức sự kiện nào đó của doanh nghiệp mình, hãy chắc chắn những gì mà bạn cần phải thực hiện. Bạn nên nói chuyện với những người đã tham gia sự kiện như vậy trước khi nói với những người khác, cần giữ cho mình động thái liên tục cập nhật những thông tin mới nhất về mỗi loại sự kiện mà bạn sắp thực hiện.

2. Cần thiết lập các giai đoạn của tổ chức sự kiện.

Điều gì khiến một vài người có thể làm bật ra được những kinh nghiệm mà họ đã thực hiện. Điều quan trọng nhất là phải biết chính xác sô lượng người dự kiến sẽ tham dự sự kiện này. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu rõ doanh nghiệp của bạn muốn gì khi tổ chức sự kiện. Việc lựa chọn địa điểm tổ chức sẽ phụ thuộc rất lớn vào yếu tố này. Cần nắm rõ yêu cầu của ban lãnh đạo và cùng họ lựa chọn địa điểm phù hợp nhất.  Sau khi đã lựa chọn được địa điểm, điều cần thiết nên có là có một bản đồ, trinh sát các vị trí và ghi chép.

3. Chuẩn bị ngày hôm nay, thực hiện vào ngày mai.

Một khi bạn đã hiểu tất cả những gì cần phải làm, bạn cần phải xây dựng giai đoạn kế hoạch cho mình. Giao các trách nhiệm cho những  người khác nhau. Theo dõi tiến độ của mỗi hành động theo mỗi kế hoạch để kịp thời bổ xung, hoàn thành. Trước khi tổ chức sự kiện lớn, bạn nên tổng duyệt trước khi  chính thức. Điều này sẽ ngăn chặn những bất ngờ khó chịu.

4. Thời gian chuẩn bị

Khi lập kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn cần tính toán một khoảng thời gian hợp lý. Không nên có sự vội vã mà hãy đặt mình vào những khách hàng của sự kiện ấy. Một chương trình nghị sự cũng cần có sự cân bằng, dự phòng đủ thời gian xây dựng chương trình.

5. Hãy nhớ rằng “cẩn thận không bao giờ thừa”.

Bạn cần bố trí các thiết bị kỹ thuật phù hợp và các kỹ thuật viên lành nghề là quan trọng hàng đầu. Nếu chẳng may một phần của thiết bị hỏng hóc ở giữa chương trình, buổi tổ chức sự kiện của bạn sẽ bị ảnh hưởng nặng nề. Hãy chú ý đến những chi tiết như hai máy chiếu đồng thời hai phía của sân khấu, nó phải có sự đồng bộ và cân bằng được màu sắc. Có các kỹ thuật viên kiểm tra lại các thiết bị trước khi sự kiện bắt đầu.

6. Cần lưu ý là những quy định không phải lúc nào cũng thực hiện đúng.

Tổ chức sự kiện cũng yêu cầu số lượng phê duyệt, cho phép và thủ tục được xin phép. Hãy chắc chắn rằng bạn có đầy đủ giấy phép để tổ chức sự kiện đó, nhất là những sự kiện lớn của doanh nghiệp. Đừng bao giờ mắc sai lầm về phạm luật.

7. Không có từ “Tôi” trong làm việc theo nhóm:

Một sự kiện liên quan đến nhiều người. Trong một số các sự kiện quy mô lớn , ví dụ, trong một buổi biểu diễn âm nhạc – nhạc sĩ, kỹ thuật viên âm thanh, kỹ thuật ánh sáng, kỹ thuật sân khấu, nhà tài trợ, những người nổi tiếng và tất nhiên khán giả nói chung. Mỗi bộ phận có một công việc và trách nhiệm riêng. Giao tiếp là chìa khóa kết nối các phần. Các cuộc họp giao ban thường xuyên, và luyện tập là cần thiết cho tất cả mọi người hiểu trách nhiệm của mình là gì và họ phải phối hợp với nhau như thế nào. Trong sự kiện này có thể giao tiếp hiệu quả và cơ chế phối hợp như tai nghe không dây, hoặc điện thoại di động. Làm việc theo nhóm, hầu hết tất cả, quan trọng là phải từ bỏ cái tôi. Đừng cố gắng đổ lỗi cho những người khác nếu có lỗi – thay vào đó toàn bộ đội nên làm việc trong phối hợp chặt chẽ và chịu trách nhiệm cho sai lầm được thực hiện bởi một cá nhân.

8. “Nếu bất cứ điều gì có thể đi sai, nó sẽ như tôi dự kiến”:

Mọi thứ có thể không phải luôn luôn chạy trơn tru và ổn phút cuối cùng có thể xảy ra. Đừng hoảng sợ – hãy chuẩn bị cho nhu cầu cấp bách như vậy. Có một kế hoạch thay thế tại chỗ. Sắp xếp để sao lưu điện khẩn cấp và sao lưu hệ thống kỹ thuật khác. Nếu một sự chậm trễ quá mức xảy ra (ví dụ như một nghệ sĩ thực hiện không đến kịp thời gian), kế hoạch trước làm thế nào để xử lý tình hình và thay thế bởi người khác.

9. An toàn là vô cùng quan trọng:

Trong khi điều quan trọng là để vui chơi, an toàn là một yếu tố rất quan trọng. Đảm bảo rằng lối thoát hiểm khẩn cấp đã được đánh dấu và rằng bạn có đủ nhân sự được đào tạo để xử lý tình huống trong mọi trường hợp . Có đội cứu hỏa sẵn sàng trong mọi trường hợp của các sự kiện lớn.

   10.Luôn mỉm cười:

Cuối cùng nhưng không kém, giữ một tâm trí vui vẻ và tích cực – nó làm giảm căng thẳng cho tất cả mọi người quan tâm. Khách hàng luôn luôn là vua – một số điều có thể không luôn luôn đi theo ý thích của bạn, nhưng cuối cùng sự hài lòng của bạn sẽ đến khi nhìn thấy sự kiện nhận được thực hiện hoàn hảo.

Với những sự kiện lớn, thực sự rất quan trọng với doanh nghiệp, chúng ta cần quan tâm đến những yếu tố nào?

Tổ chức sự kiện là cách thức góp phần “đánh bóng” hữu hiệu cho sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu của một doanh nghiệp. Sự kiện là cơ hội tốt để các doanh nghiệp có thể gặp gỡ, giao lưu và trao đổi với đối tác, các cơ quan truyền thông. Đây là nơi giúp thông tin được trao đổi hai chiều cũng như tăng cường, mở rộng mối quan hệ của doanh nghiệp.

Vậy để có một chương trình sự kiện thành công, chúng ta cần phải làm gì?Trước hết, chúng ta cần quan tâm đến địa điểm, sức chứa của nơi tổ chức sự kiện. Đây là vấn đề mà chúng ta cần lưu ý đầu tiên. Mỗi một chương trình sự kiện khác nhau sẽ có những địa điểm tổ chức không giống nhau, phù hợp với số lượng khách mời, tính chất của buổi sự kiện. Việc số lượng khách mời vượt quá khả năng chứa của nơi diễn ra sự kiện là chuyện hoàn toàn có thể xảy ra.

Chính vì vậy, chúng ta không thể chủ quan đến địa điểm tổ chức,sơ lượng khách mời dự kiến có thể tham dự, tránh để lãng phí quá nhiều chỗ hay thiếu chỗ ngồi thì cũng là điều không nên.Tiếp đó, vấn đề của người dẫn chương trình (MC) cũng là một trong những điều mà chúng ta cần phải để ý đến. MC là một yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công hay thất bại của sự kiện. Bởi lẽ, họ là cầu nối, trung gian để truyền đạt những thông điệp, ý nghĩa mà doanh nghiệp muốn truyền tới những khách mời.

Chính vì vậy, MC phải có sự chuẩn bị kĩ lưỡng, chu đáo trước khi sự kiện diễn ra. Nhưng trên thực tế, có những trường hợp, MC do bận nhiều công việc quá hoặc do quá tự tin vào khả năng của mình nên không xem trước, dẫn đến những cảnh “dở khóc dở cười”Bên cạnh vấn đề của MC là vấn đề của các “sao”. Sự xuất hiện của các ngôi sao sẽ giúp cho sự kiện hấp dẫn hơn, thu hút hơn và đông người đến xem hơn. Nhưng do bản chất công việc, chúng ta sẽ rất dễ gặp phải tình trạng các “sao” đến muộn khiến cho chương trình diễn ra chậm trễ so với thời gian dự kiến.

Vì vậy, chúng ta cần có sự chuẩn bị trước khi mà vấn đề đó xảy ra, có thể đó là một tiết mục ca nhạc, một bài hát trong thời gian chờ đợi.Và một điều chúng ta không thể bỏ qua là xây dựng một bảng danh mục cần làm, những người phụ trách công việc đó cũng như thời gian hoàn thành. Công việc này tưởng chừng đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng đối với sự thành công của sự kiện, tránh được những thiếu sót không hề có.Đặc biệt, chúng ta phải biết lên kế hoạch quản trị rủi ro cho sự kiện. Một sự kiện thành công sẽ bao gồm rất nhiều công việc nhỏ và tỉ mẩn. Vì thế, ở một sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lí khủng hoảng, dự đoán được những tình huống có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể trong từng trường hợp như thế nào,..

Làm như thế sẽ giúp chúng ta giảm thiểu tối đa nhất những sơ suất.Tóm lại, để tổ chức được một chương trình sự kiện thành công, người làm công tác sự kiện phải thật sự tỉ mỉ trong từng công việc, sáng suốt, thông minh để lường trước được những tình huống bất lợi có thể xảy ra. Mỗi một sự kiện kết thúc, ta sẽ rút ra được nhiều kinh nghiệm bổ ích, lưu ý cho những lần tổ chức sau.

Trên đây là những gợi ý giúp bạn có thể thực hiện sự kiện thành công cho doanh nghiệp của mình.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]