Trong những năm gần đây, teleconference đang được sử dụng như phương tiện truyền thông hiệu quả của các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện,.. Giải pháp teleconference đã giúp thu hẹp khoảng cách giữa người với người ở nhiều vị trí địa lý khác nhau. Vậy teleconference là gì? hoạt động như thế nào?
Teleconference là gì?
Teleconference hay còn gọi hội nghị trực tuyến được hiểu là việc tổ chức cuộc họp thông qua các thiết bị hội nghị phần cứng hoặc phần mềm hoạt động dựa trên mang internet. Giải pháp ra đời nhằm phục vụ nhu cầu hội họp từ xa, đồng thời truyền tải được âm thanh và hình ảnh đến những điểm cầu khác nhau trên thế giới.
Hội nghị trực tuyến hoạt động như thế nào?
Teleconference – hội nghị trực tuyến đơn giản nhất có thể là từ điện thoại thông minh thông qua các ứng dụng hỗ trợ họp trực tuyến từ xa. Dối với những cuộc họp có quy mô lớn và cần nhiều điểm cầu hơn thì có thể sử dụng các thiết bị hội nghị chuyên dụng hỗ trợ họp nhiều điểm cầu. Điều này giúp bạn có thể tổ chức cuộc họp với đối tác, khách hàng các tỉnh, thành phố thậm chị là ở những quốc gia khác nhau. Những cuộc họp được tổ chức như vậy đều cần phải được trang bị hệ thống mạng internet.
Ngoài ra, khi sử dụng các thiết bị hội nghị, trong quá trình diễn ra cuộc họp bạn có thể trình chiếu các dữ liệu, thông tin. Đây là một trong những điểm mạnh mà thiết bị hội nghị trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp.
Những giải pháp hội nghị trực tuyến được áp dụng nhiều nhất hiện nay
Giải pháp họp trực tuyến thông qua nhiều ứng dụng
Là hình thức video call thông qua nhiều ứng dụng hỗ trợ họp từ xa như skype, zalo, google hangout,… Nhưng chức năng sử dụng rất hạn chế, bạn không thể trình chiếu các dữ liệu hoặc hình ảnh trong cuộc họp.
Giải pháp họp trực tuyến thông qua thiết bị hội nghị
Là hình thức tổ chức các cuộc họp thông qua các thiết bị phần cứng kết hợp với phần mềm nhằm truyền tải âm thanh và hình ảnh. Bên cạnh đó, bạn có thể thực hiện trình chiếu các thông tin dữ liệu nhằm phổ biết cho những người tham gia.
Nhưng giải pháp này khá tốn kém vì phải đầu tư các thiết bị, muốn họp bao nhiêu điểm cầu thì phải trang bị bấy nhiêu bộ thiết bị cho những điểm cầu đó.
Giải pháp phù hợp cho những công ty, doanh nghiệp lớn, thường xuyên tổ chức cuộc họp đa quốc gia.
Tổ chức cuộc họp qua điện thoại
Ở đây không phải là họp qua các thiết bị điện thoại thông thường mà là các thiết bị điện thoại chuyên dụng dành riêng cho việc hội họp. Các thiết bị điện thoại được trang bị micro đa hướng, có phạm vi thu âm có bán kính lên đến 5m, thu âm 360 độ. Nhưng với giải pháp này thì cuộc gọp chỉ trao đổi bằng lời nói.