IVR là gì? tại sao doanh nghiệp nên sử dụng IVR

Hệ thống điện thoại ip mang lại cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích nhằm phụ vụ nhu cầu công việc, với những công nghệ và tính năng vượt trội, thì các công ty đã ứng dụng rất nhiều vào mô hình kinh doanh. Một trong những tính năng mà voip là công nghệ IVR. Vậy IVR là gì? IVR mang lại cho doanh nghiệp lợi thế như thế nào? hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

IVR là gì?

IVR là viết tắt của chữ Interactive Voice Response hiểu đơn giản là hệ thống tổng đài trả lời tự động. Đây là chức năng cơ bản trên tổng đài, giúp cho việc hướng dẫn khác hàng gọi đến tự thao tác bấm phím để kết nối với nhân viên hoặc phòng ban cần gặp.

Tính năng của IVR trong hệ thống voip

– Phát file ghi âm: bạn có thể thực hiện phát ngẫu nhiên hoặc tuần tự đoạn nhạc hoặc thu âm sẵn trong thời gian khách hàng chờ. Âm thanh hướng dẫn chọn phím chức năng của menu thoại được liệt kê từng thông tin cho khách hàng thao tác.

– Phân luồng cuộc gọi: các nhánh hàng đợi được thiết lập không giới hạn, một nhánh điện thoại viên có thể có nhiều hàng đợi khác nhau.

– Gừi lời chào: khách hàng gọi đến tổng đài sẽ được nghe lời chào hoặc hướng dẫn được thiết lập sẵn.

– Thời gian cuộc gọi đến có thể thiết lập kịch bản: ở mỗi thời điểm khác nhau, các kịch bản có thể sẽ chạy mỗi đoạn riêng biệt

– Phân tích cuộc gọi của khách hàng đến điện thoại viên: thiết bị điện thoại của bạn có thể đăng ký tuỳ chọn trả lời theo từng nhóm nội dung.

Tại sao doanh nghiệp nên ứng dụng IVR?

Đối với doanh nghiệp, trong hệ thống điện thoại voip IVR giúp tiết kiệm chi phí hiệu quả, giúp cho khách hàng có thể kết nối tới điện thoại viên một cách nhanh chóng, từ đó nâng cao được chất lượng cuộc gọi, tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng.

Đối với khách hàng thì IVR giúp tiết kiệm thời gian của họ, những thắc mắc được giả quyết nhanh chóng.

Ứng dụng IVR thực thế trong doanh nghiệp

Hệ thống IVR cơ bản bao gồm các trang thiết bị điện thoại, phần mềm, cơ sở dữ liệu, ivr có thể ứng dụng:

– Hỗ trợ thông báo thông tin về số dư tài khoản ngân hàng

– Thông báo thông tin khẩn trong trường hợp khẩn cấp

– Thực hiện khảo sát ý kiến khách hàng

– Dẫn và chuyển tiếp cuộc gọi