Làm thế nào để trở thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm thế nào để trở thành người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Với sự phát triển không ngừng của cuộc sống vật chất và đời sống tinh thần của mọi người, ngày nay việc tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những công cụ quan trọng trong hoạt động tiếp thị, đặc biệt là trong việc PR, quảng cáo hình ảnh, thương hiệu của doanh nghiệp và công ty.

Thực tế cho thấy có cực kỳ nhiều loại sự kiện khác nhau, mỗi loại sự kiện lại có các  mục đích, vai trò khác nhau trong chiến lược chung của mỗi công ty, doanh nghiệp tổ chức. Tuy nhiên, đối với bất kỳ loại sự kiện nào, muốn thành công vẫn phải tuân theo một quy trình tổ chức sự kiện và những cách tổ chức sự kiện nhất định.

1.    Cần thấu hiểu yêu cầu của khách hàng

Trước khi bắt đầu vào việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện, đội ngũ nhân viên của bạn cần tập trung khai thác và nắm rõ yêu cầu cơ bản nhất nhằm trả lời các câu hỏi sau:

–         Loại hình sẽ tổ chức sự kiện là gì? (họp báo, tổ chức giới thiệu sản phẩm, talkshow,..).

–         Mục tiêu tổ chức sự kiện là gì?

–         Khách tham dự là những ai?

–         Có bao nhiêu khách hàng sẽ tham dự?

–         Khi nào và ở đâu sự kiện sẽ diễn ra?

–         Ngân sách là bao nhiêu?

–         Sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty có đặc điểm gì?

2.    Suy nghĩ ý tưởng.

Sau khi tìm hiểu mong muốn, yêu cầu của khách hàng, chúng tôi sẽ suy nghĩ ý tưởng sao cho ý tưởng phải đáp ứng được nhu cầu, nguyện vọng của khách hàng. Trong giai đoạn này, ban tổ chức sự kiện sẽ tập hợp một nhóm người để tiến hành lên ý tưởng cụ thể  bao gồm từ việc tìm nhà tài trợ cho tới trang trí, thiết kế sự kiện, xây dựng các tiết mục biểu diễn…. nhằm tạo cảm hứng cho người xem. Một ý tưởng hay cũng chưa chắc đảm bảo thành công của event bởi còn phụ thuộc nhiều vào khâu tổ chức. Chính vì vậy, việc xây dựng timeline cho chương trình, sự kiện một cách khoa học là điều vô cùng cần thiết. Cần có sẵn những giải pháp tích cực nhất khi sảy ra sự cố, khủng hoảng sự kiện.

3.    Thiết kế sự kiện

Giai đoạn này là cụ thể các ý tưởng, bao gồm:

–         Địa điểm tổ chức.

–         Thời gian  tổ chức chương trình và thời gian diễn ra chương trình.

–         Chủ đề (theme/concept) của chương trình.

–         Thiết kế hình ảnh cho chương trình.

–         Chương trình chi tiết, gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao?

4.    Lên kế hoạch tổ chức

Kế hoạch tổ chức này được triển khai, cụ thể hóa từ chính ý tưởng đã lên từ trước. Lên kế hoạch tổ chức sẽ đưa ra các vấn đề.

–         Ngân sách.

–         Nguồn nhân lực thực hiện.

–         Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.

–         Vận chuyển như thế nào?

–         Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

5.    Tiến hành thực hiện

Các công tác tiến hành sự kiện có thể được tiến hành trong 2 tuần hoặc ít hơn, dài hơn tùy theo quy mô của sự kiện  do khách hàng cung cấp, bao gồm các hoạt động  chuẩn bị như đồng phục, in banner, lắp đặt standee, thuê người, liên lạc các nhà tài trợ, các đơn vị bảo trợ truyền thông.

6.    Dàn dựng chuẩn bị

7.    Kết thúc sự kiện.

Các bước tổ chức sự kiện , luôn theo dõi chặt chẽ khi sự kiện diễn ra để có thể điều chỉnh khi phát sinh vấn đề.

Một số địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội mà bạn có thể tham khảo?

• Khách sạn Lotte

Nằm ở lối giao cắt đường Liễu Giai và Đào Tấn, khách sạn Lotte được thiết kế theo kiến trúc hiện đại. Tòa nhà là tổ hợp trung tâm thương mại, nhà ở, khách sạn, văn phòng với đa dạng dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, doanh nghiệp.

Lotte sở hữu các phòng họp, phòng hội nghị chuyên nghiệp, được trang bị hệ thống thiết bị sự kiện, loa đài, âm thanh ánh sáng, máy chiếu hiện đại. Diện tích của các hội trường lớn, đáp ứng sức chứa 1200 người.

• Khách sạn Daewoo

Khách sạn Deawoo là địa điểm tổ chức sự kiện ở Hà Nội uy tín, được nhiều khách hàng tin cậy và lựa chọn. Khách sạn không chỉ thích hợp tổ chức sự kiện trong phòng mà còn thỏa mãn nhu cầu tổ chức Event ngoài trời. Diện tích không gian gặp mặt bên ngoài lên tới 1133m2. Đồng thời Daewoo được nằm ở giao cắt các trục đường lớn Hà Nội, thuận tiện cho việc di chuyển, giao thông. Khách sạn cung cấp các dịch vụ ăn uống như nhà hàng với món ăn của các quốc gia

• Khách sạn JW Marriott

Khách sạn 5 sao nằm gần Sân vận động Mỹ đình, Trung tâm Hội nghị Quốc gia, toà nhà Kaengnam 72. Khách sạn có thể tổ chức Event đa dạng, ngoài trời, trong phòng. Thiết kế khách sạn bao gồm 8 tầng với 1 tầng dành cho phòng hội thảo chuyên biệt rộn 2400 m2 đáp ứng yêu cầu tổ chức sự kiện cấp cao của nhà nước, diễn đàn kinh tế…

• Trung tâm tổ chức sự kiện Soft Water Restaurant

Đến với trung tâm tổ chức sự kiện Soft Water Restaurant, khách hàng sẽ ngạc bởi không gian thiên nhiên xanh trong lành, được hòa mình trong vẻ đẹp thanh bình của cây kiểng, non nước. Trung tâm lồng ghép các hình ảnh gần gũi với con người, thôn quê Việt Nam như tre, chòi gỗ…trong chính không gian tổ chức sự kiện. Đây được cho là điểm nhấn của khách sạn, mang đến cảm giác thư thái, nhẹ nhàng cho người tham dự.

• Trung tâm tổ chức sự kiện Venus

• Venus nằm ở vị trí 346 Minh Khai, Q. Hai Bà Trưng. Trung tâm là điểm đến lý tưởng của nhiều event như tổ chức sự kiện sinh nhật, liên hoan, họp lớp…
• Venus được thiết kế theo phong cách hiện đại, không gian sang trọng mang lại cảm giác ấm cúng cho người đến dự sự kiện. Bên cạnh đó, trung tâm có nơi để xe diện tích 1500m2 có bảo vệ nên khách hàng có thể an tâm khi ra vào.

Trên đây là một số ý tưởng giúp bạn có thể tổ chức sự kiện được hoàn hảo nhất.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]