Những điều nên biết về các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp
Trong công việc của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì có vô vàn những công việc cần chuẩn bị và phải điều hành cả những cá nhân tham dự sự kiện, những nhầm lẫn không được phép mắc phải vì nếu mắc phải sẽ phải chịu những hậu quả rất đắt. Nếu là một công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, bạn cần chắc chắn không mắc phải những lỗi sau:
Các lỗi thường gặp khi tổ chức sự kiện
- Quên không kiểm tra lại chính xác thời gian họp.
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp |
Trước khi chốt lại lịch ngày tổ chức sự kiện, cuộc họp hoặc một sự kiện nào đó, bạn phải kiểm tra xem ngày này có trùng với bất cứ dịp nghỉ lễ, ngày nghỉ nào hay không. Bạn cũng nên lưu ý việc tránh tổ chức sự kiện cùng ngày với các sự kiện thể thao nổi bật, thu hút người xem, đặc biệt là khi bạn đang tìm kiếm 1 bản hợp đồng với một đối tác là nam giới. Đầu năm hãy kiểm tra lại lịch tất cả các ngày nghỉ và các sự kiện trong năm để bạn không lên lịch trùng với các sự kiện đó. Việc này rất dễ đúng không.
- Đặt chỗ trước khi bạn đến xem địa điểm
|
Thông thường bạn hay tổ chức sự kiện ở những nơi cách xa công ty bạn, có khi cách xa đến hàng trăm km, và ngân quỹ công ty không đủ tiền chi cho việc đi lại và ăn uống. Thật là một lỗi lớn nếu bạn mắc phải. Tại sao bạn lại có thể liều lĩnh để mọi chuyện không suôn sẻ trong ngày diễn ra sự kiện và không kiểm tra lại. Đây là một việc rất đang chê trách khi tổ chức một sự kiện hoặc buổi mít tinh lớn. Hơn nữa, kiểm tra không gian nơi mình tổ chức sự kiện cho phép bạn có cơ hội xây dựng và có mối quan hệ tốt với nhân viên nơi bạn sẽ tổ chức sự kiện mấy ngày sau đó.
- Thất bại trong việc thu hút mọi người tham gia sự kiện của bạn
|
Có một điều rất dễ hiểu: Để mọi người biết đến và chú ý đến sự kiện của bạn, bạn cần thông báo trước cho họ một khoảng thời gian nào đó. Đây là vấn đề thuộc về marketing và truyền thông trong tổ chức sự kiện, đây là một phần trong công việc lên kế hoạch và tổ chức chuẩn bị của bạn. Bạn càng thông báo đến người tham dự sớm, khả năng họ sẽ lên lịch và tham dự buổi mít tinh của bạn càng cao. Truyền đạt thông tin về sự kiện của bạn sớm để sự kiện mà bạn tổ chức sẽ được ưu tiên lên lịch trước.
- Ký những bản hợp đồng không rõ ràng
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp |
Một nhân viên tổ chức sự kiện đã phải ra hầu toà khi cô hoãn ngày tổ chức sự kiện vì theo cô, khách sạn mà cô đã thuê không thực hiện tốt những thoả thuận nâng cấp và thay đổi mà cô đã ký. Sự thật là, khách sạn này đã phản đối và lập luận theo cách khác và cuối cùng họ đã thắng kiện. Bản hợp đồng viết tay đã chi tiết rằng “những cải thiện đáng kể” sẽ được ưu tiên làm trứơc đến ngày diễn ra buổi mít tinh. Dùng những cụm từ chủ quan, không rõ nghĩa như vậy sẽ dẫn đến rất nhiều cách lý giải khác nhau. Hãy chắc chắn rằng bản hợp đồng của bạn được viết chặt chẽ không thể bắt bẻ được. Tránh dùng những từ như “sẽ được thoả thuận” hoặc “sẽ được quyết định trong những ngày sau đó”.
- Lên kế hoạch thất bại
|
Lên kế hoạch thất bại là bạn đang đặt chính mình vào thảm hoạ. Có rất nhiều thứ linh tinh nan giải cần được xếp cạnh nhau để bạn có thể giải quyết chúng hoặc yêu cầu dịch vụ đến giải quyết. Tôi đảm bảo rằng bạn sẽ giải quyết những vấn để đó rất chu toàn. Thảo luận với mọi ngừơi về sự kiện mà bạn đang tổ chức để tham khảo thêm một số ý kiến khác nhau. Tạo ra một danh sách để kiểm tra công việc và kiểm tra danh sách đó thường xuyên. Bạn càng tỉ mỉ bao nhiêu thì khả năng mắc lỗi của bạn càng ít đi.
6. Lờ đi không kiểm tra những ý kiến tham khảo
|
Có được những ý kiến tâm đắc của một ai đó thật tuyệt nhưng phải luôn kiểm tra xem người đó có thật sự tốt như họ nói hay không. Đúng như vậy, bạn sẽ cần thêm thời gian để kiểm tra lại những ý kiến góp ý những việc đó rất đáng được làm. Tại sao bạn lại thu về mình khả năng làm hỏng sự kiện quan trọng của mình với người cung cấp người khiến bạn thất vọng ngay ở phút cuối cùng hoặc cung cấp cho bạn những thiết bị không phải là tốt nhất và dịch vụ chất lượng kém? Một câu hỏi nhất thiết phải hỏi người đưa ra ý kiến đó là “Bạn có sử dụng người cung cấp này cho các lần tiếp theo không?”. Bạn sẽ biết mình nên làm gì nếu câu trả lời là phủ định.
7. Bỏ qua những chi tiết quan trọng đến tận phút cuối cùng
|
Công việc chuẩn bị cho buổi mít tinh rất mất thời gian, và bạn càng có nhiều thời gian bao nhiêu thì bạn càng mắc ít lỗi. Bạn càng vội vàng, hấp tấp bao nhiêu thì bạn càng dễ quên những thứ cần thiết (đôi khi là rất hiển nhiên) bấy nhiêu. Sử dụng danh sách kiểm tra của bạn thường xuyên và xử lý những công việc mà bạn gạch ra đầu tiên trước. Để những công việc cơ bản đến phút cuối giải quyết không nghi ngờ gì là bạn sẽ mất khá nhiều tiền cũng như là bạn có thể sẽ phải chịu đựng những sự thay đổi đột ngột và rõ ràng điều này sẽ gia tăng những căng thẳng không đáng có trong cuộc sống thường nhật của bạn.
8. Để một người khác lên kế hoạch làm việc cho bạn
|
Bạn muốn khéo xoay sở và bạn tìm cho mình một chuyên gia về lập kế hoạch để kiểm soát mọi việc. Liệu bạn có thể chỉ ngồi đó và hy vọng rằng người lên kế hoạch này sẽ tạo ra điều thần kỳ? Đơn giản bởi vì bạn thuê một nhân viên trợ lý không có nghĩa là bạn không còn trách nhiệm gì với sự kiện đó nữa. Ngược lại, hiện tại bạn đang là người quản lý và bạn sẽ phải chịu trách nhiệm đối với mọi việc đang diễn ra. Để người khác thay mặt bạn điều khiển mọi việc nhưng phải luôn luôn kiểm tra để chắc chắn rằng mọi chuyện đang diễn ra tốt.
9. Lờ đi yếu tố bất ngờ
|
Ngoài việc lên kế hoạch làm việc của bạn, bạn cũng phải lên kế hoạch đối phó với những việc bất ngờ xảy ra trong khi tổ chức sự kiện. Không may mắn thay xác suất những việc bạn không nghĩ là sẽ xảy ra lại xảy ra là rất cao. Vậy bản dự phòng của bạn là gì? Nếu bạn không có, kế hoạch chính của bạn có thể bị phá huỷ trong chốc lát và bạn sẽ phải đảo lộn mọi thứ để thực hiện phương án 2 trong hoạt động của mình. Hãy chuẩn bị một kế hoạch B để có khi bạn cần dùng đến nó.
10. Cố gắng tiết kiệm tiền
|
Cố gắng thắt chặt ngân sách, gánh nặng mà ông chủ đặt lên vai bạn là hy vọng bạn có thể làm được nhiều với ít kinh phí, sự quyến rũ về việc đưa ra những quyết định sự đơn thuần dựa vào giá cả là rất lớn. Đúng vậy, bạn luôn thấy một ai đó chào hàng bạn với giá thấp hơn giá bình thường. Nhưng làm sao bạn có thể tin tưởng vào dịch vụ mà họ cung cấp? Giá rẻ và chất lượng tốt thường không đi song hành với nhau. Do vậy, lần sau, nếu bạn đưa ra đưa ra quyết đinh hoàn toàn dựa vào giá mà họ đưa ra, hãy suy nghĩ lại.
Cách giải quyết một vài vấn đề khó khăn của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp |
Trong bất kì nghề nào cũng tồn ở đa số khó khăn riêng nghề tồ chức event cũng vậy đôi khi bạn cảm thấy rất chán nản nhưng nếu như bạn cố gắng vượt qua thì tất cả những áp lực sẽ không là như thế nào cả. những khó khăn mà người làm trong nghề tổ chức sự kiện hay gặp phải đó là bào mòn sức lực và lớn, bất đồng quan điểm với đồng nghiệp và khó khăn cuối cùng đó là thu nhập chưa cao. Dưới đây là một vài giải pháp để bạn có thể giải quyết đa số áp lực trong quá trình làm nghề.
Sẻ chia áp lực với những người có kinh nghiệm trong nghề
|
Nếu như bạn có quen biết ai đó làm trong nghề thực hiện sự kiện bạn hãy đến nói chuyện và chia sẻ với họ các khó khăn mà bạn hiện đang gặp phải, hãy nói lên tất cả đa số suy nghĩ của bạn. Có thể họ đã từng gặp phải trường hợp như bạn bởi do ai cũng đã từng có lúc vấp ngã. các lời khuyên của họ có thể giúp đỡ bạn vượt qua những áp lực mà bạn gặp phải, và họ sẽ giúp đỡ bạn giải đáp những phân vân và có các lời khuyên bổ ích cho bạn trong thời gian sắp đến.
Bất đồng quan điểm với đồng nghiệp
|
Khi bạn đưa ra một ý tưởng nào đó mà bị đồng nghiệp phản bác làm cho bạn vô cùng khó chịu từ đó bạn cảm thấy chản nản với môi trường làm việc như thế này. Để giải quyết vấn đề này bạn cần có một cuộc họp nội với đa số đồng nghiệp một cách thẳng thắn đề khám phá ra vấn đề bạn gặp phải nằm ở đâu. nếu như nắm được đa số bất đồng này nằm tại đây thì bạn có thể giải quyết được vướng mắt từ đó mọi thứ sẽ được hóa giải đơn giản hơn.
Vấn đề thứ 3 là thu nhập chưa cao
Công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp |
Nếu bạn khám phá được một công ty khác có thu nhập cao hơn nhưng công việc này còn mới lạ so với bạn bạn có cảm giác không thích thú nó không đem tới niềm vui cho bạn thì liệu bạn có thể gắn bó với công ty nàu bao lâu. Hoặc công ty này có môi trường cạnh tranh cao hơn nhưng bạn phải làm việc không ít hơn thì liệu bạn có cảm thấy thoải mái và duy trì được đam mê?
Vậy nên trước khi quyết định thay đổi một cái gì đó bạn hãy trình bày thẳng thắn với cấp trên và đề đạt những nguyện vọng của bản thân về thu nhập, điều kiện làm việc… Sau đó bạn cũng cần dành thời gian lắng nghe ý kiến của cấp trên, đôi khi họ không hiểu và hình dung hết khối lượng công việc mà bạn phải đảm trách.
Trên đây là một sô điều nên biết về các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.
Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.
Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.
Nguồn ảnh: internet
Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:
Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.