Những lý do khiến doanh nghiệp của bạn nên hợp tác với những công ty chuyên tổ chức sựkiện

Những lý do khiến doanh nghiệp của bạn nên hợp tác với những công ty chuyên tổ chức sựkiện

Với rất nhiều  doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp lớn, việc tổ chức sự kiện đã dần trở thành một trong những công cụ marketing vô cùng hiệu quả. Để chương trình diễn ra thành công, chắc chắn phải có bàn tay của những người làm ở những công ty chuyên tổ chức sự kiện.

Ý nghĩa của hoạt động tổ chức sự kiện đối với doanh nghiệp?

Hoạt động tổ chức sự kiện mang lại lợi ích cho các bên tham gia vào việc tổ chức sự kiện, với mỗi bên tham gia có thể xem xét lợi ích theo những khía cạnh khác nhau. Đây chính là các vai trò của ngưởi tổ chức sự kiện. Ngoài ra, việc tìm hiểu vai trò của hoạt động sự kiện với các thành phần tham gia sự kiện với các thành phần tham gia cũng chính là nghiên cứu những tác động của sự kiện đến các đối tượng này.

Đối với nhà đầu tư sự kiện.

Đối với bản thân các sự kiện, khi tiến hành đầu tư các sự kiện, các chủ đầu tư sẽ đạt được các mục đích khác nhau của mình.

VD: với doanh nghiệp khi tiến hành tổ chức sự kiện  là công việc góp phần đánh bóng cho thương hiệu và sản phẩm mới của công ty thông qua những sự kiện.

Tuy nhiên, điều cần quan tâm nhiều hơn là những lợi ích mà chủ đầu tư sự kiện sẽ thu được khi tiến hành sự kiện thông qua các công ty chuyên tổ chức sự kiện  .

–         Thứ nhất: Nhà đầu tư sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức cho việc tổ chức sự kiện, họ chỉ phải tập trung cho vai trò của mình (nếu có)  như đón tiếp khách mời, mời khách lên phát biểu hay tặng quà…)

–         Thứ hai: Nhà đầu tư dễ dàng đạt được những mục tiêu khi tổ chức sự kiện so với nếu tự đứng ra tổ chức vì họ sẽ tận dụng được những kinh nghiệm, những mối quan hệ, sự sáng tạo, ý tưởng, cũng như tính chuyên nghiệp của các công ty chuyên tổ chức sự kiện .

–         Thứ ba: cùng với các dịch vụ  với sự kiện, nếu nhà đầu tư trực tiếp tiến hành, họ sẽ thiếu thông tin về các nhà cung cấp dịch vụ, hoặc không lựa chọn được những dịch vụ vừa ý. Ngay cả vấn đề giá cả, đối với các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, do mối quan hệ thường xuyên với các nhà cung ứng dịch vụ (trang trí, lưu trú, ăn uống…) sẽ đàm phán được mức giá tốt hơn..

–         Thứ tư: việc thuê các côngty chuyên tổ chức sự kiện sẽ giảm thiểu rủi ro  trong quá trình tổ chức, mặt khác, các công ty chuyên tổ chức sự kiện  phải đề phòng, tính toán những sự cố có thể xảy ra trong sự kiện.

Cách thức chọn lựa địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội?

Bước 1: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

Công việc này cũng giống như bạn đang chuẩn bị cho một cuộc gặp mặt và cần gây ấn tượng với vị khách của bạn. Bạn cần cân nhắc về sở thích, thói quen, nhu cầu của vị khách đặc biệt đó để lựa chọn được một địa điểm hẹn gặp phù hợp. Có thể kể đến các yếu tố như: yếu tố thời tiết, những địa điểm ăn uống hoặc vui chơi ở gần điểm hẹn, khu vực đỗ xe và tình trạng giao thông quanh điểm hẹn hoặc những yếu tố hấp dẫn khác xung quanh.

Bước 2: Nghiên cứu về cơ sở vật chất, kỹ thuật của địa điểm tổ chức sự kiện

Bạn nên chọn những địa điểm có cơ sở vật chất đầy đủ để chắc chắn sự kiện của bạn sẽ thành công. Đặc biệt là vị trí và các trang thiết bị trong khán phòng. Ví dụ như bạn cần sắp xếp khán phòng theo kiểu lớp học, kiểu rạp hát, kiểu bàn tròn hay kiểu tiệc đứng. Cách bố trí sắp xếp này sẽ nói lên nhiều điều về tính chất của sự kiện mà bạn đang tổ chức

Một địa điểm tổ chức nên được lắp đặt cơ sở vật chất dành cho người khuyết tật, thiết bị phòng cháy chữa cháy và lối thoát hiểm. Ngoài ra còn cần lưu ý đến những yêu cầu về âm thanh ánh sáng, phông nền và các bảng chỉ dẫn

Bước 3: Nghiên cứu thực đơn cho sự kiện

Bất cứ sự kiện thành công nào cũng đều cần có một danh sách thực đơn ngon và phù hợp với chủ đề của sự kiện. Bạn cần trao đổi với quản lý nhà hàng/tiệc ở các địa điểm mà bạn đã chọn. Phong cách ẩm thực của mỗi đầu bếp là khác biệt và cả quy trình phục vụ tại các điểm đó cũng cần được nghiên cứu kỹ để đem lại sự thoải mái và ngon miệng cho tất cả khách mời

Bước 4: Lên dự trù chi phí cho sự kiện

Chi phí tổ chức sự kiện cần được tính toán kỹ lưỡng để đạt được hiệu quả tốt nhất. Bạn cần đàm phán với người phụ trách tại điểm tổ chức sự kiện về mọi hạng mục dịch vụ mà họ cung cấp để giảm thiểu tối đa những chi phí phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện

Bước 5: Trực tiếp khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện

Một buổi khảo sát trước khi sự kiện diễn ra là rất cần thiết để bạn đánh giá dịch vụ, chất lượng vệ sinh và cơ sở vật chất tại điểm tổ chức sự kiện. Bạn cần phải chắc chắn rằng các vị khách mời sẽ thực sự được đón tiếp và phục vụ tốt nhất có thể. Khi đến một nơi mới, ấn tượng ban đầu có ý nghĩa rất quan trọng. Điều này có thể ảnh hưởng đến ấn tượng của các vị khách mời về toàn bộ sự kiện mà bạn đang tổ chức. Vì vậy, hãy làm mọi điều có thể để chắc chắn tất cả diễn ra tốt đẹp trước khi diễn ra sự kiện

Bước 6: Ký kết hợp đồng với địa điểm tổ chức sự kiện

Một khi bạn đã quyết định được địa điểm tổ chức, bạn cần bàn bạc và ký hợp đồng đặt dịch vụ với người phụ trách tại địa điểm đó để đảm bảo không có những phát sinh về địa điểm tổ chức sự kiện của bạn sau này

Những resort gần Hà Nội mà bạn có thể tham khảo để tổ chức sự kiện cho doanh nghiệp của mình.

1. Cúc Phương resort

Chỉ cách Vườn Quốc gia Cúc Phương hơn 2 km, Khu du lịch nghỉ dưỡng nước khoáng nóng Cúc phương nằm trên bình địa với cảnh sắc hoang sơ và được hưởng không khí trong lành quanh năm. Rời thành phố ồn ào náo nhiệt đến nơi đây chỉ với 2 giờ xe chạy, quý khách như đến với một cuộc sống khác hẳn. Cách trung tâm thành phố Ninh Bình khoảng 40 km và sân bay Nội Bài khoảng 150 km.

Cúc Phương Resort & Spa bao gồm với phòng nghỉ cao cấp, tất cả đồ nội thất đều dễ chịu, êm ái, như bồn tắm, máy lạnh, máy sấy tóc, vòi hoa sen, tủ lạnh. Khách sạn được trang bị cơ sở vật chất tuyệt vời, bao gồm vườn, mát xa, tắm hơi, sân tennis, bể sục, giúp cho bạn thư giãn sau một ngày khám phá các sự kiện thú vị trong thành phố. Cúc Phương Resort & Spa là nơi bạn có thể dừng chân ở một điểm nghỉ dưỡng chất lượng tại Ninh Bình.

Với sức chứa gồm 105 phòng nghỉ và 30 villa sang trọng, kết hợp với chuỗi phòng họp, nhà hàng, quầy bar, bể bơi trong nhà, ngoài trời, khu GYM, hồ câu, sân tennis, sân golf, phòng karaoke, khu vui chơi trẻ em và địa thế gần các khu du lịch lớn như Vườn quốc gia Cúc Phương, quần thế đền tháp chùa Bái Đính – Tràng An… Thì Cúc Phương resort sẽ là địa điểm lý tưởng để tổ chức các buổi M.I.C.E sang trọng và đầy ý nghĩa.

2. Emeralda Ninh Bình Resort

Được quản lý bởi Emeralda Management Group (EMG), khu nghỉ Emereralda Ninh Bình ẩn mình trong khu bảo tồn tự nhiên Vân Long, tỉnh Ninh Bình – cố đô xưa của Việt Nam mang trong mình nhiều công trình lịch sử từ thời vua Lê Đại Hành thế kỷ thứ 10- và chỉ cách thủ đô Hà Nội 90 phút lái xe.

Mang phong cách truyền thống Việt Nam trong kiến trúc và bài trí kết hợp linh hoạt với những cải tiến và tiện nghi cao cấp, khu nghỉ Emeralda Ninh Bình tự hào cam kết trách nhiệm bảo vệ môi trường xuyên suốt khu nghỉ. Vật liệu tự nhiên được sử dụng trong quá trình xây dựng và hoàn thiện kết hợp với những nguyên liệu và sản phẩm địa thương mang lại những trải nghiệm tuyệt vời cho du khách.

Khu nghỉ dưỡng Emeralda Ninh Bình thực sự là một sự lựa chọn lý tưởng cho các hoạt động hội thảo, hội nghị và xây dựng nhóm, với gần 1.000 mét vuông không gian hội họp với 2 phòng chức năng mang thiết kế truyền thống Việt Nam, cơ sở vật chất đầy đủ, trang thiết bị âm thanh và hình ảnh hiện đại cùng đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp. Phòng họp lớn sức chứa 450 khách với trần nhà cao và có thể tách làm hai phòng riêng biệt. Đây là địa điểm lý tưởng cho các cuộc họp, hoạt động xây dựng nhóm và triển lãm. Phòng họp cỡ trung có sức chứa 150 khách cung cấp đủ ánh sáng với tường cách âm, phù hợp tổ chức nhiều hoạt động hội họp khác nhau. Phòng thư viện phù hợp cho các cuộc họp thân mật từ 10-20 khách.

3. FLC Vĩnh Thịnh Resort

Khu nghỉ dưỡng FLC Vĩnh Thịnh Resort đem đến cho du khách một không gian xanh mát mang với hơi thở thiên nhiên lãng mạn và sang trọng. FLC Vĩnh Thịnh Resort được thiết kế với 40 phòng nghỉ hạng Duluxe và 10 Villa cao cấp mang phong cách Châu Âu. Với kiến trúc mang tính nghệ thuật cao có xu hướng cổ điển dễ dàng chinh phục mọi du khách. Với hệ thống nhà hàng phục vụ các món Âu, Á và đặc sản địa phương, phòng đại tiệc cao cấp với sức chứa 400 khách.

Các dịch vụ sẵn sàng phục vụ với các sự kiện lớn, quan trọng được khép kín, phòng hội nghị với sức chứa 300 chỗ, phòng họp VIP với diện tích 160m2. Đó là những yếu tố phù hợp cho các buổi đàm phán, ký kết hợp đồng quan trọng và tư vấn, thiết kế, tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo chuyên nghiệp.

Ngoài ra cá dịch vụ vui chơi giải trí bao gồm: Bar club, karaoke, bể bơi trong nhà và ngoài trời, khu vui chơi trẻ em, sân tập Golf, Tennis. Đặc biệt với khu Spa cao cấp và phòng xông hơi đá muối Himalaya lớn nhất Việt Nam – Nơi những cảm xúc được nâng niu, sẽ mang đến cho khách hàng những giây phút nghỉ ngơi, thư giãn tuyệt vời trong chuyến đi nghỉ dưỡng tại Vĩnh Thịnh Resort.

Khu vực phòng hội nghị là nơi không chỉ dành cho các doanh nghiệp giàu văn hóa công ty mà còn được sử dụng để góp phần tổ chức bất cứ sự kiện nào. Với diện tích hơn 435m2 cùng dàn thiết bị tân tiến, kinh nghiệm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ khiến cho hội trường luôn được hòa vào không khí vui tươi, thoải mái, không bị gò bó, buồn chán.

Trên đây là những gợi ý giúp doanh nghiệp bạn có thể tổ chức những chương trình, sự kiện cho doanh nghiệp của mình.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]