Tại sao cần lựa chọn công ty tổ chức sự kiện Hà Nội có kinh nghiệm cho doanh nghiệp của bạn?

Tại sao cần lựa chọn công ty tổ chức sự kiện Hà Nội có kinh nghiệm cho doanh nghiệp của bạn?

Ngày nay, với sự phát triển không ngừng của kinh tế, xã hội, có rất nhiều doanh nghiệp được ra đời. Họ luôn muốn hình ảnh, thương hiệu của mình được lan tỏa tới nhiều người. Các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội là một trong những lựa chọn để sự kiện của doanh nghiệp bạn được thành công, gây ấn tượng với người tham dự, doanh nghiệp của bạn được đánh giá cao, hình ảnh và thương hiệu của doanh nghiệp.

Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội

Xem thêm: Tổ chức sự kiện

Những lý do nên lựa chọn những công ty tổ chức sự kiện Hà Nội?

1.    Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội có đầy đủ kinh nghiệm, chuyên môn.

Để tổ chức thành công một sự kiện, yếu tố cần thiết nhất với người tổ chức là sự kiện nghiệm, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống. Đối với người tổ chức sự kiện tại các doanh nghiệp, việc tổng hợp ba yếu tố này là điều rất khó, đặc biệt là kinh nghiệm.  Mỗi sự kiện khác nhau lại có cách tổ chức và vấn đề phát sinh khác nhau. Nếu không phải người thường xuyên thực hiện thì rất khó để lo lắng, chu toàn. Các công ty tổ chức sự kiệnHà Nội với đội ngũ nhân sự có trình độ chuyên môn chính là nơi tập hợp đầy đủ những yếu tố đó. Tất cả những vấn đề liên quan đến việc hiện thực hóa một event trong thực tế rất khác so với những gì dự tính với nhiều yếu tố phát sinh bất ngờ. Và các công ty chuyên về tổ chức sự kiện  với kinh nghiệm tích lũy và kỹ năng chuyên môn, khả năng dự phòng rủi ro, xử lý các tình huống sẽ là nơi xử lý tốt nhất những điều đó.

2.    Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội để tiết kiệm tổng chi phí tổ chức.

Các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội với kinh nghiệm làm việc lâu năm sẽ hoạch định được lượng chi phí cần đầu tư cho sự kiện của bạn. Họ sẽ tư vấn để khách hàng có thể đưa ra số tiền hợp lý nhất mà không để lãng phí vào những khoản tiền không tên. Bên cạnh đó, nhờ mối quan hệ với các nhà hàng, dịch vụ (âm thanh, ánh sáng, nhà bạt, sân khấu…), các công ty sự kiện sẽ có giá tốt nhất cho bạn.  Ngược lại, nếu bạn tự tổ chức một event thì nguy cơ bị chặt chém từ các nhà cung cấp dịch vụ, nguy cơ lãng phí nhiều khoản tiền vô ích do không biết được  việc gì cần chi, việc gì không là rất cao.

3.    Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội giúp tiết kiệm thời gian.

Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội

Xem thêm: Công ty chuyên tổ chức sự kiện

Nếu doanh nghiệp tự tổ chức sự kiện, bên cạnh đảm bảo công việc hàng ngày, người tổ chức còn phải quán xuyến thêm rất nhiều vấn đề mà sự kiện cần tổ chức đem lại. Cho dù bạn có tinh thần trách nhiệm rất cao nhưng nhiều khi cũng không đủ thời gian và khả năng để hoàn thành quá nhiều việc trong thời gian cùng một lúc. Việc hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội sẽ giúp bạn “rảnh tay” để chuyên tâm làm công việc của mình. Vừa đảm bảo tốt công việc, vừa để sự kiện diễn ra một cách thành công.

4.    Các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội có nhiều mối quan hệ trong ngành.

Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội

Xem thêm: Công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội

Như chúng tôi đã đề cập, một sự kiện tổ chức sẽ gồm rất nhiều công đoạn, liên quan đến nhiều người, nhiều lĩnh vực. Việc liên kết, kết nối các lĩnh vực đó với nhau cũng không phải là vấn đề đơn giản. Các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội không chỉ am hiểu về các lĩnh vực mà còn những mối quan hệ mật thiết với họ. Việc hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội không chỉ giúp bạn chọn được những đơn vị thích hợp, phù hợp với quy mô event mà còn giúp doanh nghiệp có được chi phí tốt nhất khi sử dụng dịch vụ.

5.    Hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện Hà Nội giúp giảm thiểu rủi ro.

Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội

Xem thêm: Tổ chức họp lớp

Khi tổ chức sự kiện, một yếu tố cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Một event luôn chứa đựng nhiều tình huống ngoài ý muốn và các nguy cơ tiềm ẩn. Nếu không may, event tổ chức gặp những sự cố bất ngờ và diễn ra không thành công sẽ đem lại nhiều nguy cơ không tốt cho khách hàng. Các  công ty tổ chức sự kiện Hà Nội như Vietwind được đào tạo chuyên nghiệp để xử lý các tình huống phát sinh, giảm thiểu tối đa rủi ro, giúp khách hàng có một chương trình thành công.

Những lưu ý để lựa chọn địa điểm cho phù hợp với tổ chức sự kiện.

Công ty tổ chức sự kiện Hà Nội

Xem thêm: Tổ chức chạy roadshow

·       Địa điểm phải phù hợp với loại hình tổ chức sự kiện

ü Địa điểm phù hợp với loại hình sự kiện sẽ tạo được không gian hài hòa và tâm lý môi trường không gian tích cực. Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy thoải mái, dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy tổ chức sự kiện thành công.

ü Không gian giới hạn địa điểm: Khi chọn địa điểm tổ chức, không nên giới hạn ở khách sạn, trung tâm hội nghị. Sự kiện rất đa dạng và phong phú. Có thể huy động các loại địa điểm khác nhau sao cho phù hợp với sự kiện được tổ chức. Loại địa điểm được chọn  phải do nội dung và đặc điểm của loại sự kiện chi phối. Địa điểm tổ chức sự kiện phải tác động tích cực, hỗ trợ cho sự kiện thành công.

ü Tổ chức sự kiện bên ngoài hội trường sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho nhà tổ chức . Đó là điều kiện tốt để thực hiện các ý tưởng sáng tạo. Những thuận lợi của tổ chức sự kiện ngoài hội trường.

• Thứ nhất: Tổ chức sự kiện ngoài hội trường sẽ không bị đóng khung giới hạn trong một phạm vi không gian cụ thể. Dù hội trường có rộng hẹp thế nào đều bị giới hạn bởi bốn bức tường và mái che. Ngoài hội trường sẽ không bị giới hạn bởi phạm vi không gian và đặc biệt không có không gian lặp lại như trong hội trường. Ta có thể “nhìn thấy”, “cảm thấy” và “hình dung” được. Đó là những gì nhà tổ chức phải tìm khi lên kế hoạch  cho sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp hay khách hàng.

• Thứ hai: Tổ chức ở ngoài hội trường sẽ tạo sự năng động cho sự quy mô của sự kiện. Quy mô có thể tăng lên gấp đôi hoặc giảm đi một nửa đều không ảnh hưởng đến địa điểm tổ chức. Nhà tổ chức có thể làm thay đổi không gian nơi tổ chức sao cho phù hợp với sự kiện, điều này rất khó thực hiện ở trong hội trường.

• Thứ ba: tổ chức sự kiện ở ngoài hội trường là một  yếu tố rất quan trọng trong việc định vị sự kiện. Do không bị giới hạn bởi không gian chật hẹp, không rơi vào không gian trùng lặp, tổ chức sự kiện ngoài trời gặp nhiều thuận lợi trong việc cải tạo không gian sao cho phù hợp với sự kiện, đồng thời có thể thể hiện sự khác biệt độc đáo của không gian tổ chức sự kiện. Vì thế mà tạo nên được hình ảnh sâu đậm và ấn tượng trong tâm trí khách hàng tham dự và công chúng.

ü Tổ chức sự kiện tại nhà hàng

Tổ chức sự kiện tại nhà hàng chi phí sẽ thấp hơn nhiều so với tổ chức ở nhà hàng hay trung tâm hội nghị, Ngưởi tổ chức sự kiện cần cùng nhà hàng phải giải quyết một số vấn đề cũng với sự thỏa thuận chi phí giữa hai bên. Nhà tổ chức sự kiện cần nghiên cứu trước những vấn đề cần đưa ra thương lượng, đưa vào hợp đồng cùng chi phí phải chấp nhận. Cụ thể như sau:

–         In bảng hiệu báo giá nhà hàng đóng cửa.

–         Làm bảng ghi nhớ trong suốt tuần tổ chức sự kiện.

–         In bảng hiệu “tiệc riêng” vào ngày tổ chức sự kiện.

–         Báo cho các khách sạn và nhà hàng địa phương sẽ đóng cửa vào ngày này.

–         Báo cho nhà hàng bên cạnh để họ chuẩn bị số lượng khách tăng lên.

–         Bố trí tuyến đường giao thông đến khách sạn khác.

–         Bố trí nhân viên ở khu vực đậu xe báo cho khách biết nhà hàng đóng cửa trước khi họ gửi xe.

–         Ngoài thái độ và hành vi lịch sự, còn nhiều vấn đề khi tổ chức sự kiện tại một nhà hàng.

Những vấn đề này không chỉ tác động vào doanh nghiệp, vào sự kiện mà còn tác động vào các tổ chức kinh tế, xã hội khác, nơi diễn ra sự kiện, đòi hỏi các người tổ chức sự kiện phải nhận thức và chủ động giải quyết. Dưới đây là một số vấn đề cần lưu ý đối với Nhà tổ chức sự kiện:

– Nếu nhà hàng nằm trong khu phố mua bán, phải đảm bảo được phép của chính quyền địa phương hay Ban quản lý khu phố và tìm hiểu các quy định hạn chế có thể áp dụng cho sự kiện.

– Hãy thông báo cho những người quan lý khu phố buôn bán để họ có thể theo đó lên kế hoạch và phối hợp thực hiện quảng bá địa phương mình trước khách tham dự sự kiện và công chúng nhằm tăng vị thế địa phương trong khu vực thị trường.

– Nếu nhà hàng không hỗ trợ, cần làm việc với bộ phận cứu hỏa và cảnh sát địa phương để giải quyết những vấn đề liên quan. Nếu địa điểm tổ chức nằm trong khu phố buôn bán, hãy làm việc với chính quyền địa phương và nhà hàng để không vi phạm bất kỳ quy định nào về hỏa hoạn và an ninh.

– Nếu thỏa thuận với nhà hàng đóng cửa sau giờ ăn sáng hoặc ăn trưa, cần làm việc cụ thể với nhân viên để họ chuẩn bị sẵn sàng trước đó và công việc ấy phải được thực hiện. Không để khách hàng tới muộn (giờ đóng cửa) thiếu chỗ ngồi và phục vụ họ trong tình trạng gấp gáp, khách sẽ không hài lòng. Điều này cũng xảy ra khi đóng cửa một phần phục vụ khách của sự kiện. Nhà tổ chức cần luôn xử lý trước mọi vấn đề và nói rõ với nhà hàng về thời gian cần đóng cửa phòng hoặc một bộ phận nào đó.

– Luôn luôn phải biết rõ những gì đang diễn ra trước sự kiện. Đảm bảo thời gian ra vào đã thỏa thuận để sắp xếp và trang trí phải rõ ràng và ghi thành văn bản đồng thời nhà hàng phải thông báo thời gian này tới những Nhà tổ chức sự kiện trước hoặc sau tại địa điểm chung này để có sự chủ động và thời gian sẽ không bị vi phạm.

– Hãy dành thời gian tìm giải pháp cho phù hợp với sự kiện và tập trung mọi cố gắng để đảm bảo cho sự kiện thành công

– Nếu dự định tổ chức sự kiện ngoài trời, hãy kiểm tra và tìm hiểu khi nào mặt trời lặn và thời gian tổ chức cocktail hợp lý. Hãy chú ý tới thời tiết để tăng thêm nét độc đáo của sự kiện.

– Khi tổ chức các sự kiện ngoài trời, phải có dự phòng về thời tiết.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]