Tổng đài ảo là gì? 7 lợi ích khi sử dụng tổng đài ảo

7 Lý do doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp tổng đài ảo

Mặc dù có một số nhược điểm nhỏ, nhưng tổng đài điện ảo vẫn là một phương pháp tuyệt vời để đảm bảo rằng trải nghiệm liên lạc thống nhất của bạn là toàn diện và linh hoạt. Đây là một hệ thống tuyệt vời cho các công ty muốn tiết kiệm chi phí cho giải pháp phần cứng do nhân viên CNTT quản lý hoặc cho những người cần trải nghiệm văn phòng ảo

Hãy cùng xem qua 7 lý do để xem xét nâng cấp hệ thống hiện tại của bạn thành giải pháp điện thoại ảo nhé:

1. Cài đặt nhanh chóng và ít tốn chi phí

Nếu bạn đang sử dụng giải pháp truyền thống, bạn sẽ phải trả một chi phí cao hơn cho việc trang thiết bị phần cứng lưu trữ, cài đặt và bảo trì phần cứng tốn kém. Với giải pháp tổng đài ảo, việc lưu trữ, cài đặt, bảo trì đều được thực hiện bởi phía nhà cung cấp.

Ngoài ra, việc cài đặt, cấu hình cũng đến từ phía nhà cung cấp, doanh nghiệp chỉ cần cung cấp kịch bản của tổng đài theo như ý muốn của mình mà thôi.

2. Tổng đài ảo có thể mở rộng linh hoạt

Tổng đài ảo giúp doanh nghiệp có thể mở rộng máy nhánh, chi nhánh, văn phòng một cách dễ dàng. Việc đầu tư cũng rất đơn giản, chỉ việc thông báo mở rộng với đơn vị cung cấp và trang bị thêm những thiết bị nghe gọi, hạ tầng mạng là đã có thể sử dụng hệ thống.

3. Tích hợp dễ dàng

Do tổng đài ảo cung cấp giải pháp truyền thông dựa trên internet, nên rất dễ dàng kết hợp dữ liệu từ bảng điều khiển trong nền tảng vào các giải pháp của bên thứ ba như CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán…

4. Đa dạng các tính năng hỗ trợ

Tổng đài ảo cung cấp thêm giá trị và một số tính năng bổ sung như hàng đợi cho cuộc gọi, IVR, báo cáo, tính năng quản lý trong cuộc gọi… có thể mang lại trải nghiệm và phục vụ tốt hơn cho các doanh nghiệp

5. Thân thiện di động

Ngày nay, khi mọi thứ đang dần dịch chuyển qua thiết bị di động, đặc biệt là smartphone. Do đó, nhiều nhà cung cấp có ứng dụng điện thoại thông minh cho cả iOS và Android cho phép các tính năng của tổng đài đám mây, ngay cả trên điện thoại thông minh có số riêng.

Nhiều ứng dụng di động cho phép người tham dự có quyền truy cập vào bộ tính năng đầy đủ từ thiết bị di động của họ. Đây là một cách hoàn hảo để những người tham dự cảm thấy được chuẩn bị đầy đủ, ngay cả khi họ không có máy tính. Vì hệ thống hoạt động dựa trên internet, người tham dự cũng có thể sử dụng internet xung quanh mình để tham dự các cuộc họp và cuộc gọi.

6. Thời gian hoạt động liên tục

Với nhiều máy chủ được phân bổ rộng rãi, tỷ lệ ngừng hoạt động giảm đáng kể. Điều này đặc biệt hữu ích khi thiên tai hoặc các loại sự kiện khác xảy ra tại một địa điểm máy chủ. Phần mềm từ nhà cung cấp sẽ tự động định tuyến các cuộc gọi đến một máy chủ khác để người dùng không gặp phải thời gian chết hoặc những vấn đề làm ngừng hệ thống.

7. Không cần phần cứng vật lý phức tạp

Nếu bạn xây dựng tổng đài truyền thống, thì bạn sẽ cần phải mua hoặc thuê các tủ tổng đài có cấu trúc máy chủ mà bạn sẽ cần để thực hiện các cuộc gọi dựa trên internet. Tổng đài ảo thì không cần trang bị phần này mà thay bằng cách hệ thống máy chủ được phân tán ở một số vị trí địa lý và được quản lý bởi các nhà cung cấp dịch vụ.