Tự động hóa Quy trình – Bí quyết tăng năng suất làm việc

” Nguyên tắc đầu tiên của bất kỳ công nghệ nào được sử dụng trong một doanh nghiệp là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động hiệu quả sẽ khuếch đại sự hiệu quả. Nguyên tắc thứ hai là tự động hóa được áp dụng cho một hoạt động không hiệu quả sẽ khuếch đại sự không hiệu quả.” – Bill Gates Có nhiều lợi ích khi thực hiện tự động hóa quy trình làm việc, dưới đây sẽ là những lợi ích quan trọng nhất mà tự động hóa mang đến cho doanh nghiệp của bạn:

1.Cải thiện quy trình làm việc

Mỗi doanh nghiệp luôn tìm cách để cải thiện chất lượng làm việc. Tự động hóa giúp bạn không lãng phí thời gian vào những việc không cần thiết từ đó cải thiện quy trình làm việc. Những việc được lặp đi lặp lại nhiều lần mà không hề xảy ra lỗi, trong khi chúng ta có xu hướng làm chậm lại và với tốc độ khác nhau trong suốt cả ngày. Ví dụ, khi bạn muốn tiếp thị sản phẩm mới đến khách hàng và bạn tự đi giới thiệu đến từng khách hàng một, điều này tốn một khoảng thời gian lớn nhưng hiệu quả lại không cao. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng cách tiếp thị tự động qua cửa sổ chat Subiz để rút ngắn thời gian và mang lại hiệu quả vượt trội hơn. Đồng thời tự động hóa cũng làm tăng năng suất làm việc của nhân viên khi họ có thể chủ động nắm bắt được những công việc mình sẽ làm. 

2. Sử dụng nhân sự hiệu quả hơn

Bằng cách tự động hóa quy trình làm việc, mỗi nhân viên của bạn sẽ chịu trách nhiệm cho một phần công việc cụ thể. Việc quản lý quá trình làm việc sẽ được tự động tổng hợp, giúp bạn nhanh chóng nhận xét và đánh giá hiệu quả làm việc của từng người. Mọi người sẽ biết ai là người chịu trách nhiệm cho các nhiệm vụ được phân công và thời điểm nào thì nhiệm vụ đó sẽ được hoàn thành. Tự động hóa cũng giúp bạn dành nhiều thời gian hơn để hướng dẫn nhân viên thực hiện các công việc quan trọng từ đó đưa ra quyết định tốt hơn trong tương lai để tạo ra các quy trình hiệu quả và phân chia công việc phù hợp.

3. Giảm chi phí và những lỗi hay gặp

Để thực hiện công việc theo cách thủ công, bạn cần phải thuê rất nhiều nhân viên. Ngoài các chi phí về tiền lương, thì bạn còn phải trả thêm các chi phí ngoài khác. Khi bạn tự động hóa những công việc đó thay vì sử dụng con người, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí. Hệ thống tự động hóa quy trình làm việc có thể xử lý một loạt những hành động được lặp lại nhiều lần tốt hơn nhiều so với con người. Điều này không có nghĩa là bạn sẽ thay thế hoàn toàn nhân viên bằng máy móc. Bạn nên chọn những công việc được lặp đi lặp lại và hoạt động theo các chuẩn mực cụ thể và để chúng làm việc theo hệ thống tự động hóa của bạn.

Sự kém hiệu quả có thể khiến doanh nghiệp của bạn tốn rất nhiều chi phí. Một sai lầm nhỏ cũng có thể khiến doanh nghiệp tiêu tốn vài trăm triệu ( hoặc nhiều hơn như thế ). Trước khi quy trình làm việc tự động có sẵn, hầu hết các quy trình thủ công đều chỉ dựa vào con người để hoàn thành. Tuy nhiên, trong quá trình làm việc chúng ta chịu rất nhiều yếu tố tác động nên việc mắc sai lầm là không thể tránh khỏi. Việc mắc lỗi không chỉ đến từ những nhân viên bất cẩn, ngay cả những người cẩn thận nhất, tận tụy nhất cũng sẽ mắc lỗi theo thời gian đặc biệt là khi có quá nhiều việc cần phải xử lý. Thiết lập sẵn các tiêu chuẩn để thực hiện, xử lý dữ liệu theo cách mà bạn cài đặt sẵn, không bị tác động bởi cảm xúc, tâm lý là câu trả lời cho việc tại sao tự động hóa lại giảm thiểu gần như tối đa các sai lầm trong quá trình làm việc.

4. Trao quyền cho nhân viên quản lý thời gian của chính họ

Khi các quy trình làm việc được tự động hóa, mọi nhân viên đều có thể chủ động thời gian để làm những công việc khác quan trọng hơn. Tất cả đều biết rõ được nhiệm vụ của mình và bạn hoàn toàn có thể nắm bắt được quá trình thực hiện có được hoàn thành đúng hạn hay không mà không cần quản lý hay kiểm tra thời gian của nhân viên.

5. Cải thiện việc hỗ trợ khách hàng

Khi khách hàng ngày càng am hiểu về công nghệ và có nhiều yêu cầu hơn, điều họ kỳ vọng quan trọng nhất về dịch vụ khách hàng đó chính là tốc độ. Và tự động hóa chính là giải pháp quan trọng giúp cải thiện tốc độ, nâng cao mức hài lòng khách hàng khi tương tác với thương hiệu. Tự động hóa có thể tác động rất lớn đến quy trình làm việc. Quá trình này cũng tương tự khi bạn có thể tự động hóa luồng công việc bằng cách tối ưu việc phân bổ các nhiệm vụ quan trọng: trả lời khách hàng và theo dõi tình huống cần hỗ trợ liên tục. Những nỗ lực nhỏ này giúp doanh nghiệp có thể tự “tăng thêm thời gian làm việc” tính bằng giờ, thậm chí là ngày.

————————————

Chi tiết dịch vụ vui lòng liên hệ:

– Website: https://intelerp.net

– Hotline: 028 2210 8271 – 028 730 87667

– Di động: 097 332 0335

– Địa chỉ 1: 16 Hoàng Việt, P.4, Q.Tân Bình, TPHCM

– Địa chỉ 2: 33 Út Tịch, P.4, Q. Tân Bình, TP. HCM