Những lợi thế của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp so với tự tổ chức

Những lợi thế của công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp so với tự tổ chức

Tổ chức sự kiện đang dần trở nên hoạt động mạnh mẽ, đây đang dần trở thành hoạt động thúc đẩy sự phát triển thương hiệu. Việc lựa chọn hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là vấn đề cũng quan trọng không kém.

Những lý do quan trọng khi hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Khi tổ chức một sự kiện, một buổi lễ kỷ niệm, một buổi tri ân khách hàng, hay lớn hơn là khai trương một cửa hàng mới… thì sự thành công của chương trình sẽ góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu của bạn hoặc đó là sự khởi đầu có thuận lợi cho công việc. Mỗi sự kiện bao gồm nhiều khâu và nhiều công đoạn tổ chức phức tạp, từ lên kế hoạch, tổ chức chương trình, tìm nhân sự…đòi hỏi người phụ trách buộc phải kinh nghiệm  và hiểu biết về nó. Những lợi ích khi bạn hợp tác với công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là gì?

1. Công ty tổ chức sự kiện có đầy đủ kinh nghiệm, chuyên môn và nguồn lực.

Để tổ chức thành công một sự kiện, yếu tố quan trọng nhất chính là kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống. Đối với người phụ trách tổ chức sự kiện cho công ty, việc tổng hợp đủ 3 khía cạnh này là cực kỳ khó, đặc biệt là kinh nghiệm.

Mỗi một sự kiện khác nhau lại sở hữu bí quyết tổ chức và các vấn đề phát sinh khác nhau. Vì thế yêu cầu của 3 yếu tố này rất lớn cho sự kiện thành công. Các công ty chuyên tổ chức sự kiện có đội ngũ nhân lực với trình độ chuyên môn hội tụ đầy đủ nhất những yếu tố đấy. Mọi vấn đề liên quan đến việc hiện thực hóa 1 event trong thực tế khác rất nhiều so có những gì được dự tính với nhiều phát sinh bất ngờ. Và những công ty chuyên về tổ chức sự kiện mang kinh nghiệm tích lũy, kỹ năng chuyên môn và khả năng dự phòng rủi ro, xử lý tình huống tốt sẽ giải quyết các vấn đề phát sinh đó.

2. Thuê công ty tổ chức sự kiện để tiết kiệm nhiều chi phí cho sự kiện

Những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp mang kinh nghiệm nhiều năm sẽ hoạch định được lượng chi phí buộc phải đầu tư cho sự kiện của bạn. Họ sẽ tư vấn để chi ra số tiền logic nhất mà ko bị lãng phí do chi vào các khoản tiền “không tên”. Bên cạnh đó họ cung cấp trực tiếp trang thiết bị sự kiện: âm thanh, ánh sáng, nhà bạt, sân khấu…và nhân sự cho sự kiện. Các công ty tổ chức sự kiện sẽ có được giá tiền tốt nhất cho bạn. Ngược lại, ví như bạn tự tổ chức một event thì nguy cơ bị chặt chém từ các nhà sản xuất dịch vụ, nguy cơ bị tiêu hao phổ biến khoản tiền vô ích do không biết được việc gì nên chi, việc gì không là rất cao.

3. Thuê công ty tổ chức sự kiện giúp tiết kiệm thời gian

Cho dù bạn với tinh thần trách nhiệm rất cao nhưng nhiều lúc cũng ko đủ thời gian và khả năng để hoàn thành quá nhiều công việc trong một lúc. Việc thuê những công ty giỏi về tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn “rảnh tay” để chuyên tâm làm cho công việc của mình.

4. Công ty tổ chức sự kiện có rộng rãi mối quan hệ trong ngành

Mỗi sự kiện đều liên quan tới một ngành hàng, một khía cạnh khác nhau, các công ty sự kiệnphần lớn đều có mối quan hệ rộng rãi trong nhiều năm tổ chức sự kiện của họ. Việc yêu cầu về MC chuyên nghiệp, hoạt náo viên, nhóm múa, nhóm nhảy sẽ càng được giải quyết nhanh chóng hơn với công ty sự kiện chuyên nghiệp

5. Thuê công ty tổ chức sự kiện giúp hạn chế rủi ro

Như đã đề cập ở trên, yếu tố cực kỳ quan trọng nhưng thường bị bỏ qua là quản lý rủi ro. Một event luôn chứa phổ biến tình huống ngoài ý muốn và những nguy cơ tiềm ẩn có thể xảy ra. Trường hợp không may, sự kiện gặp sự cố bất ngờ và diễn ra không thành công sẽ mang đến nguy cơ xấu cho công ty và chính bản thân bạn. Những công ty tổ chức sự kiện nhiều năm kinh nghiệm sẽ giải quyết các tình huống phát sinh, tránh tối đa rủi ro nhất, giúp bạn có được một sự kiện thành công nhất.

Yếu tố về nhân sự của các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội gồm những gì?

·       Quản lý

Quản lý sẽ chịu trách nhiệm lập ra bản kế hoạch hoàn thiện và thống nhất dựa trên ý kiến được thảo luận từ trước của các cộng sự. Người này sẽ phải kiểm tra và sửa chữa bản kế hoạch ngay khi kế hoạch còn nằm trên giấy, viết các hạng mục sản xuất, thuê dụng cụ, đồ đạc, địa điểm, các phương án hạn chế rủi ro trong tổ chức sự kiện, kiểm soát khủng hoảng. Ngoài ra, quản lý sẽ phân công nhân sự dựa theo những gì người đó hiểu về năng lực của mỗi người để xếp họ vào những bộ phận khác nhau, đồng thời liên kết nhân sự, liên kết các bộ phận để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Có thể nói, vị trí này rất quan trọng và cần một người đủ khả năng đảm nhiệm, bởi vị trí này lên kế hoạch và sản xuất toàn bộ sự kiện.

·       Giám sát

Nếu quản lý chịu trách nhiệm tổng quan, thì giám sát viên sẽ phụ trách từng hạng mục cụ thể trong event. Ví dụ như phụ trách mảng truyền thông, quản lý cộng tác viên – PGs, tổ chức tiếp đón khách mời nổi tiếng… Tuy nhiên, chức vụ này chỉ có trong những event mang quy mô lớn, còn nếu event của bạn có quy mô nhỏ thì bạn nên bỏ qua chức vụ này, để người quản lý và các bộ phận khác làm việc trực tiếp với nhau.

·       Nhân viên

Là người thực hiện các công việc theo sự phân công của Event Manager. Các nhân viên đã được tranning kỹ lưỡng từ trước và nên có kỹ năng team work tốt để phối hợp với cấp trên và với các đồng nghiệp. Nếu có sự cố đột xuất gì thì phải báo ngay với manager để xử lý kịp thời.

·       Cộng tác viên/Tình nguyện viên

Là những người được thuê để làm thời vụ theo dự án, hỗ trợ thực hiện những công việc không đòi hỏi quá nhiều kỹ năng.

Tuy nhiên, tùy theo tầm cỡ và mục đích của từng sự kiện, nhân sự tham gia thường có sự khác biệt và thay đổi.

Trên đây là những vị trí chính trong việc tổ chức một event, được phân chia theo chức vụ. Còn khi nhìn nhận đội ngũ nhân sự theo tiêu chí bộ phận, thì sẽ gồm có bộ phận Sáng tạo, bộ phận Hậu cần, bộ phận Chăm sóc khách hàng, bộ phận Kỹ thuật, bộ phận Thiết kế…

·       Vấn đề quản lý nhân sự trong tổ chức sự kiện

Tùy theo quy mô và yêu cầu sự kiện, bạn có thể quyết định số lượng nhân sự và phân công công việc sao cho phù hợp. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự khi tổ chức event, đặc biệt là với đội ngũ nhân sự đông đảo cho một event mang quy mô lớn là điều không hề dễ dàng. Bạn cần phải hết sức lưu ý về vấn đề quản lý nhân sự, bởi nếu làm không tốt ở công đoạn này sẽ kéo theo một loạt hệ lụy tiêu cực ảnh hưởng không nhỏ đến tiến trình diễn ra sự kiện mà bạn tổ chức.

Đầu tiên, về trang phục của nhân sự. Bạn phải luôn kiểm tra thật kỹ lưỡng phục trang của đội ngũ nhân sự, cụ thể ở đây là kiểm tra đồng phục. Đồng phục cần hoàn thiện trước ngày diễn ra chương trình, đảm bảo không bị các lỗi như hư khóa kéo, sút chỉ, mất nút áo, áo bị rách, bị dính bẩn…

Bên cạnh đó, trước khi diễn ra mỗi sự kiện bạn đều phải dành thời gian để tranning nhân viên, đặc biệt là với đội ngũ cộng tác viên và các PG. Việc huấn luyện này sẽ đảm bảo được tính chuyên nghiệp, tính kỷ luật của nhà tổ chức và đảm bảo sự kiện sẽ được diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối mà không gặp phải bất trắc từ đội ngũ nhân sự.

Các địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội:

1, Khách sạn Daewoo- Hà Nội:

Nằm ở số 360 Kim Mã, khách sạn Daewoo là một trong những khách sạn 5 sao sang trọng bậc nhất của thủ đô. Không gian cổ điển, sang trọng, kết hợp giữa nền văn hóa Đông- Tây giúp cho địa điểm này gây được ấn tượng tốt với các vị khách ghé thăm. Khách sạn Daewoo có tới 400 phòng, trong đó có 13 phòng là phòng hội nghị với sức chứa 1300 khách nên phù hợp với bất kì sự kiện quan trọng nào. Không gian tổ chức tiệc ngoài trời cũng được bố trí rất hợp lí và lãng mạn. Vì vậy, nơi này thường được lựa chọn để tổ chức tiệc cưới hay ngày hội gia đình.

2, Khách sạn Nikko- Hà Nội:

Khách sạn Nikko là một khách sạn đạt chuẩn 5 sao và nằm ngay trung tâm của thủ đô Hà Nội. Tọa lạc tại số 84 đường Trần Nhân Tông, khách sạn có view đẹp khi hướng ra công viên Thống Nhất, hồ Thiền Quang… Với chất lượng phục vụ tốt, cơ sở vật chất được trang bị khang trang, hiện đại, khách sạn Nikko là một lựa chọn không thể tốt hơn cho các sự kiện mà bạn định tổ chức. Bên cạnh đó, hệ thống nhà hàng và phòng nghỉ cao cấp sẽ giúp các vị khách khi đến đây có thể tận hưởng những dịch vụ nghĩ dưỡng hết sức tuyệt vời.

3, Khách sạn Marriott- Hà Nội:

Khách sạn này được xây dựng tại số 8 đường Đỗ Đức Dục, gồm 8 tầng với không gian lên tới 2.400m2. Địa điểm này rất lí tưởng cho những sự kiện yêu cầu sự sang trọng như: hội nghị, hội thảo, sự kiện có sự tham gia của lãnh đạo cấp cao, chuyên gia nước ngoài…Bên cạnh đó, tại Marriott cũng cung cấp nhiều tiện ích đạt chuẩn 5 sao khác như: ẩm thực, chăm sóc sức khỏe, văn hóa, giải trí,…

4, Khách sạn Intercontinental Hanoi Westlake:

Intercontinental Hanoi Westlake nằm ở vị trí đắc địa bậc nhất thủ đô khi được xây dựng trên mặt nước Hồ Tây tại số 1A Nghi Tàm. Khách sạn này được thiết kế bởi các kiến trúc sư tài năng đến từ nước ngoài. Phong cách chủ đạo được áp dụng tại đây là kiến trúc Âu- Á kết hợp. Intercontinental Hanoi có tầng hội nghị riêng biệt với đầy đủ các thiết bị âm thanh- ánh sáng, thiết bị họp trực tuyến hiện đại. Vì thế, nơi này thường được lựa chọn để tổ chức những sự kiện mang tầm đẳng cấp.

5, Khách sạn Sheraton Hanoi:

Khách sạn 5 sao Sheraton Hanoi nổi tiếng bởi những dịch vụ chất lượng cao cùng vị trí tọa lạc đắc địa tại số 11 Xuân Diệu. Khách sạn này có nhiều phòng hội nghị lớn nhỏ khác nhau để phục vụ nhu cầu của từng đơn vị. Phòng hội nghị trung tâm với đầy đủ trang thiết bị hiện đại có sức chưa 500 người nên có thể đáp ứng tốt yêu cầu của bất kì sự kiện quan trọng nào.

Trên đây là một số lưu ý giúp bạn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]