Tại sao doanh nghiệp của bạn nên chọn những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Tại sao doanh nghiệp của bạn nên chọn những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Với sự phát triển nhanh chóng  của kinh tế xã hội, hiện nay có rất nhiều công ty được hình thành, nhu cầu tổ chức sự kiện nhằm nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp cũng vì đó tăng lên rất cao. Để chương trình diễn ra thành công, rất cần doanh nghiệp hợp tác với những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp.

Quy trình tổ chức của những công ty tổ chức sự kiệnchuyên nghiệp gồm những giai đoạn nào?

1.    Thu thập thông tin yêu cầu khách hàng

Đây là giai đoạn khởi đầu của bất kỳ chương trình sự kiện nào, đây cũng là những cơ sở đầu tiên để hình thành những chương trình sự kiện.

–         Lưu trữ thông tin khách hàng vào cơ sở dữ liệu.

–         Dùng mẫu thu thập thông tin khách hàng để khai thác thông tin.

–         Tổng hợp thông tin yêu cầu và gửi khách hàng xác nhận.

2.    Phân tích yêu cầu

–         Làm việc với nhóm thiết kế và sáng tạo để thiết kế, phân tích yêu cầu và phác thảo những ý tưởng chủ đạo ( concept) của chương trình. Dựa trên những ý tưởng chủ đạo, phát triển thêm các ý tưởng con để phác họa thành một nội dung tổng thể.

–         Sau khi có concept, phát triển các themes – những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của event sao cho phù hợp với concept đã định ra.

–         Xây dựng thông điệp của chương trình (đề xuất hoặc dựa trên yêu cầu của khách hàng).

3.    Lập kế hoạch và thuyết trình

Tổng hợp và thể hiện các ý tưởng, chủ đề dưới dạng tài liệu trình bày, sao cho khách hàng có thể nhìn ra được 1 bức tranh mang tính khả thi, thể hiện được nội dung, thông điệp, ý nghĩa, mục đích và hình dáng của chương trình. Đồng thời cho khách hàng nhìn thấy cách thức thực hiện và cách thức đo lường kết quả của chương trình. Các vấn đề gồm:
· Thuyết minh ý tưởng và chủ đề dựa trên những thông tin và đặc tính của sản phẩm, văn hóa của tổ chức…
· Địa điểm tổ chức (phân tích và đưa ra đề xuất địa điểm)
· Nhân sự tham gia (phân tích và đưa ra đề xuất nhân sự)
· Chương trình gồm những hoạt động gì, thời gian ra sao, đường dây như thế nào, điểm nhấn ở đâu
· Lên bảng báo giá tạm tính cho các hạng mục, dịch vụ, nhân sự đề xuất
· Trình bày với trưởng phòng hoặc giám đốc để lấy phê duyệt (điều chỉnh nếu có)
· Gửi đến hoặc trực tiếp trình bày với khách hàng và lấy phản hồi, điều chỉnh bổ sung nếu có.

Sau khi khách hàng thống nhất và chọn đề xuất và các hạng mục thực hiện, công ty và khách hàng cần ký hợp đồng để phát triển chương trình chi tiết hơn ở các bước tiếp theo (kịch bản chi tiết)

4.  Lên kế hoạch triển khai sự kiện (pre-event & post-event)

Sau khi hoàn tất giai đoạn đề xuất kế hoạch và ý tưởng cho khách hàng, có được sự cam kết hợp tác với nhau, sẽ thực hiện giai đoạn 4 để đảm bảo các công việc bắt đầu từ giai đoạn này công việc đã có thể được quản lý và theo dõi. Các công việc gồm:
· Chi tiết các công việc
· Thời gian thực hiện và hoàn thành
· Phân chia trách nhiệm cho các bên liên quan
· Bố trí nguồn nhân lực thực hiện.
· Nhà cung cấp dụng cụ thiết bị.
· Phân tích rủi ro có thể xảy ra.

5. Triển khai kế hoạch và công việc

• Thực hiện các hạng mục công việc theo kế hoạch
  · Theo dõi và quản lý công việc, xử lý các vấn đề phát sinh
  · Theo dõi và cập nhật những chi phí phát sinh.

6. Kết thúc và tổng kết dự án

• Tổng hợp kết quả của dự án (tài liệu, hình ảnh, video) để làm cơ sở dữ liệu tham khảo cho những dự án khác.
  · Tổng hợp chi phí thực hiện, chi phí phát sinh, kết xuất báo cáo cho khách hàng.
  · Nghiệm thu và thanh lý hợp đồng
  · Báo cáo tổng kết chi phí và lợi nhuận của dự án.
  · Họp chia sẻ kinh nghiệm
  · Đóng dự án
  Sau khi kết thúc một sự kiện, nhóm dự án cần tổ chức họp tổng kết, rút kinh nghiệm… càng sớm càng tốt ngay sau sự kiện vì điều này rất quan trọng để chúng ta có những sự kiện tiếp theo được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

Như vậy là chúng ta đã trải qua tất cả các công đoạn cơ bản trong việc tổ chức một sự kiện. Trên thực tế, những gì phải làm cho một sự kiện không chỉ gói gọn trong một, hai trang giấy, mà nó là một dự án được thực hiện bởi một ekip phối hợp chặt chẽ.

Một vài địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng tại Hà Nội mà bạn có thể tham khảo?

Tòa nhà Lotte Hà Nội (54 Liễu Giai, Ba Đình, Hà Nội)

Là tòa nhà cao nhất tại Hà Nội, Lotte Liễu Giai  được thiết kế với nội thất sang trọng, phong cảnh tuyệt đẹp gây ấn tượng với khách tham quan. Tòa nhà cho thuê để tổ chức sự kiện từ tầng 33 đến tầng 64 của tòa nhà, rất phù hợp với sự kiện họp báo quan trọng.

Khách sạn Sofitel Metropole (15 Ngô Quyền)

Với kiến trúc cổ thời Pháp thuộc, nhà hàng được xây dựng từ năm 1901 và là khách sạn 5 sao đầu tiên tại Hà Nội.  Với vị trí đắc địa gần hồ Hoàn Kiếm và Nhà Hát Lớn, khách sạn rất phù hợp để tổ chức những buổi sự kiện giao lưu về văn hóa và nghệ thuật.

Khách sạn Hà Nội Daewoo (360 Kim Mã, quận Ba Đình)

Thêm một khách sạn lâu đời tại Hà Nội, Hà Nội Daewoo có kiến trúc sang trọng và hiện đại, rộng rãi với hơn 400 phòng khiến nhiều nhà tổ chức khó lòng bỏ qua địa điểm này.

Khách Sạn Nikko (84 Trần Nhân Tông, Hai Bà Trưng)

Khách sạn nằm gần trục đường chính thuận tiện giao thông đi từ nhiều hướng khác nhau, giúp khách tham dự có nhiều lựa chọn cũng  như phương tiện đi. Ngoài ra, tầm nhìn của khách sạn bao quát trung tâm  Hà Nội và công viên thống nhất, xung quanh còn có rất nhiều cây xanh tạo cảm giác mát mẻ, đặc biệt thích hợp cho khách mời nghỉ ngơi ngay tại trung tâm khi tham gia sự kiện.

Khách Sạn Moevenpick (83A Lý Thường Kiệt, quận Hoàn Kiếm)

Là một trong những khách sạn 5 sao hàng đầu tại Hà Nội, Moevenpick trang bị những thiết bị hiện đại nhất phục vụ cho những buổi sự kiện. Khách sạn có kết hợp khu nhà hàng phục vụ ăn uống với những thực đơn mang đậm ẩm thực phương Tây, do đó nếu sự kiện của bạn có nhiều người nước ngoài thì trong các địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội, Moevenpick sẽ là lựa chọn tuyệt vời.

 Khách Sạn Melia Hà Nội (44 Lý Thường Kiệt, quận Hoàn Kiếm)

Khách sạn có một vị trí đắc địa khi nằm ở khu vực trung tâm ngoại giao và tài chính của thành phố, cũng gần với nhiều địa điểm du lịch như: Hồ Hoàn Kiếm, Chùa Một Cột, Nhà Thờ, Lăng Chủ Tịch…… Đến với Melia bạn sẽ được chìm đắm vào không gian về đêm rất sôi động với sự kết hợp của các bar và dịch vụ giải trí cho khách. Vậy nên nơi đây phù hợp để tổ chức sự kiện mang hướng trẻ trung hơn là những buổi sự kiện khác.

Khách sạn Hilton Opera (số 1 Lê Thánh Tông, quận Hoàn Kiếm)

Là khách sạn được trao giải  thưởng khách sạn đẳng cấp thế giới “Best Hotel doanh tại Hà Nội năm 2010” và được bình chọn là “Khách sạn hàng đầu Việt Nam” trong 5 năm liên tiếp tại lễ trao giải World Travel. Sẽ thật là hoành tráng nếu các bạn có điều kiện tổ chức sự kiện tại đây.

Sofitel Plaza (số 1 đường Thanh Niên)

Được trang bị với các thiết bị hết sức hiện đại, sức chứa lên tới hơn 500 người, gồm nhiều khu phức hợp giải trí xung quanh gồm: quán bar, nhà hàng, câu lạc bộ sức khỏe, bể bơi, spa chăm sóc chuyên nghiệp… Chọn Sofitel Plaza là địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội thì một đảm bảo tới bạn là khách tham dự tới đây sẽ nhận được sự hài lòng cao nhất.

De L’Opera (29 Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm)

De L’Opera gây ấn tượng với danh sách những món ăn hấp dẫn, đối với những khách hàng có đam mê ẩm thực thì nơi đây là lựa chọn không thể bỏ qua. De L’Opera còn được nằm trong top 13 khách sạn có những món ăn hấp dẫn nhất. Vậy nếu sự kiện của bạn chú trọng về các món ăn cho khách, thì có thể đến với De L’Opera.

Khách Sạn Intercontinental Hanoi Westlake (1A Nghi Tàm, quận Tây Hồ)

Khách sạn này khá độc đáo tại Hà Nội bởi mọi cơ sở vật chất đều được xây dựng trên Hồ Tây, kiến trúc là sự pha trộn của nền văn hóa Việt và phương Tây, dành được sự hài lòng của khách du lịch trong và ngoài nước.

Khách Sạn Sheraton (K5 Nghi Tàm, 11 đường Xuân Diệu, quận Tây Hồ)

Sheraton có lẽ không còn quá xa lạ với nhiều người, đây từng là khách sạn mà tổng thống Mỹ George W. Bush dừng chân khi đến thăm Việt Nam, và nó cũng đã từng được chọn làm nơi tổ chức chương trình truyền hình nổi tiếng Vietnam’s next top model nhiều mùa. Như vậy đã đủ biết rằng, Sheraton là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng bậc nhất tại Hà Nội.

Khách Sạn JW Marriott (số 8 Đỗ Đức Dục, Mễ Trì, Từ Liêm, Hà Nội)

Chuyến thăm Việt Nam nổi tiếng của tổng thống Obama vừa qua đã tốn rất nhiều giấy mực của báo chí. Trong đó phải kể đến địa điểm dừng chân của ông và đoàn tùy tùng tại khách sạn JW Marriott. Đến với JW Marriott không những bạn sẽ có trải nghiệm với dịch vụ tốt nhất mà các thiết bị phục vụ tổ chức sự kiện cũng tiên tiến bậc nhất như: truyền hình vệ tinh, TV màn hình phẳng, minibar, thiết bị giải trí như hồ bơi trong nhà, spa, và nhiều trang bị hiện đại khác.

Crowne Plaza West Hanoi (36 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Từ Liêm)

Nằm ở trung tâm kinh tế mới của thủ đô, khách sạn là điểm nhấn của căn hộ thương mại và cao cấp, chỉ có Trung tâm Hội nghị Quốc gia và Sân vận động Quốc gia một vài phút lái xe. Khách sạn có 393 phòng, trang bị đầy đủ tiện nghi hiện đại, được hỗ trợ bởi một loạt nhà hàng buffet, quầy bar ở sảnh sang trọng.

Trên đây là những gợi ý giúp bạn có thể lựa chọn hợp tác với những công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp?

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]