Cách thức tổ chức hội nghị – hội thảo chuyên nghiệp nhất

Cách thức tổ chức hội nghị – hội thảo chuyên nghiệp nhất

Tổ chức hội nghị – hội thảo là một trong những sự kiện được tổ chức cực kỳ phổ biến và được rất nhiều doanh nghiệp, công ty áp dụng hiện nay. Thông qua tổ chức hội nghị – hội thảo, những vấn đề đang gặp phải của doanh nghiệp sẽ được giải quyết, thống nhất.

Để chương trình tổ chức hội nghị – hội thảo diễn ra thành công, những người tổ chức cần lưu ý đến những vấn đề nào?

1.    Cần lên được chủ đề cho chương trình

Bất kỳ chương trình nào cũng cần có cho mình một chủ đề thống nhất, chủ đề không chỉ là linh hồn của sự kiện mà còn là yếu tố quan trọng, liên quan đến mục đích khi tổ chức hội nghị – hội thảo. Đồng thời đây cũng là mục đích của người tham dự, khách mời mà bạn hướng đến. Dù có hợp tác với công ty chuyên tổ chức sự kiện hay bạn tự thực hiện thì chủ đề chương trình cũng cần phải lên kế hoạch từ trước  và cần đảm bảo về sự ấn tượng, cũng như ý nghĩa của chủ đề để nhằm thu hút công chúng.

2.    Làm việc với người phát ngôn, diễn giả

Khi lên kế hoạch để tổ chức hội nghị – hội thảo thì một trong những vấn đề quan trọng mà bạn cần lưu ý là nên làm việc trước với khách mời phát ngôn hoặc diễn giả của buổi hội thảo. Điều này sẽ giúp thống nhất nội dung của buổi nói chuyện cũng như thời gian diễn giả trình bày, như thế buổi hội nghị, hội thảo của bạn sẽ diễn ra đúng thời gian và không bị kéo dài.

Song song đó thì việc công bố về tên hay chức danh của diễn giả là điều hết sức quan trọng, các thông tin này cần được công bố rõ ràng. Vì sự góp mặt của họ và giúp buổi hội nghị – hội thảo của bạn thêm phần cuốn hút.

3.    Lựa chọn địa điểm tổ chức hội nghị, hội thảo phù hợp.

Tùy theo nội dung sự kiện và số lượng khách mời mà các bạn nên lựa chọn địa điểm tổ chức thích hợp. Thông thường để tổ chức hội nghị – hội thảo lớn nên tổ chức ở các khách sạn lớn hoặc các trung tâm hội nghị, hội thảo. Còn những hội nghị nhỏ thiên về tính chất thân mật thì nên tổ chức tại những địa điểm nhỏ hơn hoặc những quán caffe để tạo được không khí thân thiện, cởi mở.

Khi lựa chọn địa điểm, bạn cũng đừng quên tìm hiểu cụ thể về các tiện ích của địa điểm, phần nào có phí và phần nào miễn phí để bạn có kế hoạch về kinh phí cho phù hợp. Đồng thời bạn cũng đừng quên về một kế hoạch về thiết bị cho sự kiện để đảm bảo sự kiện luôn được diễn ra chuyên nghiệp nhất.

4.    Thực hiện quảng bá cho việc tổ chức hội nghị – hội thảo.

Buổi tổ chức hội nghị – hội thảo có được chuẩn bị thật chuyên nghiệp mà không có khách tham dự thì sẽ uổng công. Do vậy mà việc thực hiện quảng bá cho sự kiện là hết sức cần thiết. Những hình thức quảng bá mà bạn có thể tham khảo như: mạng xã hội, kênh truyền thông báo chí hoặc sử dụng email… Riêng với những sự kiện có phí tham dự ở mức cao thì bạn nên áp dụng hình thức gọi điện thoại mời họ tham dự. Bên cạnh đó cũng nên có chiến dịch quảng bá sự kiện để buổi tổ chức hội nghị – hội thảo không diễn ra quá sớm hay quá muộn.

Công tác chuẩn bị chi tiết để tổ chức hội nghị- hội thảo thành công gồm những vấn đề gì?

Chuẩn bị nội dung:

– Thông báo nội dung hội thảo để khách mời quan tâm chuẩn bị ý kiến, câu hỏi và thu thập tài liệu liên quan đến nội dung hội thảo.

– Chuẩn bị bài dẫn của ban tổ chức. Bài dẫn cần ngắn gọn, súc tích, có tính chất khái quát và gợi ý, đưa ra những vấn đề cần thảo luận.

– Căn cứ vào chủ đề có thể đưa ra các bài tham luận tại hội thảo. Các bài tham luận cần có căn cứ khoa học đi kèm như có biểu mẫu thống kê, các dẫn chứng minh họa, điều tra xã hội học, các số liệu, tư liệu, chứng minh cho các quan điểm khoa học của mình.

Chuẩn bị về nhân sự:

– Nhóm chuẩn bị về nội dung:

+ Lựa chọn, đề xuất chủ đề hội thảo, nội dung cần thảo luận

+ Xây dựng ý tưởng cho bài dẫn hội thảo

+ Phối hợp đặt bài tham luận. Với mỗi chủ đề nên lựa chọn một số cá nhân hay tập thể tiêu biểu để chuẩn bị tham luận về vấn đề đó. Yêu cầu bài tham luận phải có tính khoa học và có tính thuyết phục cao. Do đó, việc lựa chọn và đặt bài tham luận phải được tiến hành sớm, cần chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng và khách quan.

+ Chuẩn bị ekip chụp ảnh làm kỷ yếu hội thảo.

+ Xây dựng, lên ý tưởng tổ chức chương trình hội thảo.

– Nhóm chịu trách nhiệm chuẩn bị tổ chức:

+ Tìm kiếm và liên hệ địa điểm tổ chức

+ Kết hợp cùng nhóm chuẩn bị nội dung xây dựng chương trình, kịch bản điều hành chi tiết buổi hội thảo.

+ Phân công công việc cho các thành viên: người làm công tác tổ chức, MC, thư ký, phụ trách công tác hội trường, các tiết mục văn nghệ.

+ Kết hợp cùng nhóm phụ trách nội dung lên danh sách và liên hệ mời đại biểu, khách mời và người chủ trì hội thảo đến tham gia chương trình.

Chuẩn bị về thiết bị tổ chức sự kiện:

– Xem xét nguồn tài chính và chi phí cho tổ chức hội thảo. Lựa chọn thời gian tổ chức để đảm bảo đủ số người tham gia theo yêu cầu.

– Kiểm tra địa điểm tổ chức:

+ Về không gian: đủ rộng không, bàn ghế sắp xếp như thế nào cho hợp lý, lối ra vào có rộng rãi không,…

+ Về trang trí: trong các hội thảo, thường trang trí đơn giản, đầy đủ, không cần quá cầu kỳ dẫn đến có nhiều sai sót.

+ Về ánh sáng, âm thanh: cần chuẩn bị tốt về ánh sáng để mọi người có thể đọc rõ tài liệu, âm thanh là hết sức quan trọng, micro phải đầy đủ và linh hoạt để người tham gia hội thảo có thể chủ động phát biểu ý kiến, có thể chuẩn bị thêm các thiết bị trình chiếu hay các cabin dịch đối với hội thảo có người nước ngoài tham gia.

Phương pháp tổ chức hội nghị, hội thảo:

– Lễ tân tiếp đón và dẫn khách mời vào trong hội trường

– Ổn định chỗ ngồi

– MC giới thiệu đại biểu, đại diện đại biểu lên tuyên bố lý do tổ chức cuộc hội thảo

– Trình bày đề dẫn tại hội thảo.

Thảo luận: phần thảo luận phải mang tính khoa học. Các tham luận phải được nhìn nhận khách quan, từ nhiều góc độ. Trong quá trình thảo luận cần có những phản biện để làm sáng tỏ vấn đề một cách tổng quát hơn, phản bác với những bằng chứng phải luôn lấy thực tiễn làm thước đo chân lý.

– Tổng kết hội thảo: khẳng định những vấn đề đã được hội thảo nhất trí. Những vấn đề chưa được giải quyết, cần hướng cho các thành viên dự hội thảo tiếp tục nghiên cứu, thảo luận, đồng thời bám sát thực tiễn cuộc sống để điều chỉnh quan điểm của mình.

Một số lưu ý khi tổ chức hội nghị, hội thảo

– Trang trí hội trường làm sao nêu bật được chủ đề của buổi hội

– Người chủ trì cần phải có nghệ thuật điều khiển dân chủ, tránh biến cuộc hội thảo thành một cuộc “cãi vã” mất đi tính kỷ luật.

– Nên tổ chức hội thảo, tọa đàm theo chủ đề, tránh lan man.

– Có thể lồng ghép các tiết mục văn hóa, văn nghệ để thay đổi không khí cho sự kiện.

Một vài địa điểm tổ chức hội nghị – hội thảo tại Hà Nội mà bạn có thể tham khảo.

1. Sheraton Hanoi Hotel

Nằm tại điểm giao cắt giữa đường Nghi Tàm và Xuân Diệu (K5 Nghi Tàm, 11 Xuân Diêu, Q. Tây Hồ) – một vị trí rất đắc địa, Sheraton Hanoi là khách sạn tiêu chuẩn 5 sao cao cấp, đắt giá bởi chất lượng dịch vụ cao. Ở đây có nhiều phòng hội nghị với sức chứa lớn, nhỏ khác nhau, bao gồm một trung tâm hội nghị hiện đại có sức chứa tới 500 khách.

Đây là địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội phù hợp cho nhiều loại event với các dịch vụ tiện nghi như: hệ thống nhà hàng phục vụ 24/24h, bể bơi, mát xa, xông hơi, spa, trung tâm thể dục, bar, café…

2. Pan Pacific Hanoi

Pan Pacific Hanoi

Xem thêm: Tổ chức lễ khai trương – khánh thành

Pan Pacific Hanoi tiền thân là khách sạn Sofitel Plaza Hanoi, tọa lạc tại số 1, đường Thanh Niên, Q. Ba Đình. Nằm giữa khung cảnh thơ mộng của hồ Tây, hồ Trúc Bạch và sông Hồng, Pan Pacific có thể coi là một biểu tượng thanh lịch của thủ đô.

Pan Pacific có hệ thống trên 10 phòng hội nghị, hội thảo chuyên dụng phù hợp tổ chức mọi sự kiện lớn nhỏ. Trong đó có một trung tâm hội nghị được thiết kế theo phong cách châu Âu, sức chứa tối đa 450 người.
 
Hệ thống nhà hàng tại Pan Pacific phục vụ các món ăn rất đa dạng, từ món ăn Việt Nam đến món ăn Trung Hoa, Âu, Á… có khả năng phục vụ 100 – 220 thực khách. Ngoài ra, Pan Pacific cung cấp các dịch vụ chăm sóc sức khỏe, spa, hồ bơi bốn mùa, wifi miễn phí…
Pan Pacific Hanoi thường được chọn là địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng, đẳng cấp cho các event như lễ ra mắt sản phẩm, tiệc cuối năm, hội nghị, hội thảo…

Bạn có thể xem hình ảnh sự kiện: Lễ kỷ niệm 10 năm thành lập Công ty D&A Việt Nam tại Pan Pacific để có cái nhìn cụ thể, khách quan hơn

3. JW Marriott Hotel

JW Marriott Hotel

JW Marriott Hotel nằm tại số 8 đường Đỗ Đức Dục, P. Mễ Trì, Q. Nam Từ Liêm, gần Sân vận động quốc gia Mỹ Đình, Trung tâm hội nghị quốc gia và tòa nhà cao nhất Việt Nam – Keangnam.
JW Marriott Hotel được thiết kế gồm 8 tầng, trong đó có 1 tầng hội thảo chuyên biệt, với không gian dành riêng cho tổ chức event rộng tới 2.400m2 phù hợp cho các sự kiện cấp cao, diễn đàn kinh tế, tổ chức sự kiện ngoài trời…

Bên cạnh đó, JW Marriott Hotel cung cấp các dịch vụ tiện ích đạt chuẩn 5 sao bao gồm hệ thống nhà hàng Á – Âu, khu chăm sóc sức khỏe và các tiện nghi hiện đại khác.

Xem chi tiết: Lễ kỷ niệm thành lập 5 năm công ty Rikkeisoft diễn ra sang trọng tại JW Marriott Hotel

4. 
   Hanoi Daewoo Hotel

Hanoi Daewoo Hotel – Một trong những khách sạn 5 sao – địa điểm tổ chức sự kiện sang trọng bậc nhất Hà Nội. Nằm tại số 360 Kim Mã, Ba Đình, Daewoo Hotel được xem là khách sạn có số phòng lớn nhất Hà Nội (trên 400 phòng) với lối kiến trúc hiện đại pha trộn nét văn hóa phương đông.

Đặc biệt, Daewoo Hotel có hệ thống phòng hợp tới 13 phòng, phù hợp cho mọi loại hình sự kiện, khu tổ chức sự kiện ngoài trời có sức chứa 1300 khách, không gian gặp mặt rộng tới 1.133m2.

5. 
   Fortuna Hanoi

Fortuna Hanoi

Nằm tại số 6B đường Láng Hạ, Q. Ba Đình, Fortuna Hanoi thường xuyên được chọn là địa điểm tổ chức hội thảo, hội nghị quốc tế, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc cuối năm sang trọng tại Hà Nội.
Fortuna Hanoi sở hữu những điều kiện lý tưởng nhất cho mọi loại hình event. Với 6 phòng họp đa chức năng, được trang bị thiết bị hiện đại chuẩn quốc tế, 2 phòng tiệc lớn, không gian sang trọng có khả năng chứa 700 người. Bên cạnh đó, Fortuna Hanoi còn có phòng trung tâm doanh nhân – một dịch vụ mà hiếm có địa điểm tổ chức sự kiện Hà Nội nào có được. Tại đây cung cấp phòng họp riêng, máy tính, dịch vụ in ấn văn phòng, chuyển phát…

Trên đây là những gợi ý để giúp bạn có thể tổ chức hội nghị – hội thảo thành công cho doanh nghiệp của mình.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]