Tại sao doanh nghiệp của bạn cần đến công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội.

Tại sao doanh nghiệp của bạn cần đến công ty tổ chức sự kiện tại Hà Nội.

Với hầu hết các doanh nghiệp, việc tổ chức sự kiện đã dần trở thành những hoạt động cực kỳ quan trọng. Thông qua tổ chức sự kiện, thương hiệu của doanh nghiệp sẽ được nâng tầm lên một tầm cao mới. Song song với đó, việc tìm thuê, hợp tác với các công ty tổ chức sự kiện  tại Hà Nội cũng rất quan trọng.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện thực chất là việc tổ chức thực hiện các phần việc cho một “SỰ KIỆN” diễn ra, từ khi nó bắt đầu hình thành trong ý tưởng cho đến khi nó kết thúc

Tổ chức sự kiện là tổ chức các hoạt động trong các lĩnh vực xã hội, thương mại, kinh doanh, giải trí, thể thao,… thông qua các hình thức như hội thảo, hội nghị, họp báo, triển lãm, lễ hội, … nhằm mục đích truyền đi những thông điệp mà người làm sự kiện muốn công chúng của mình nhận thức được.

Ở những nước phát triển tổ chức sự kiện được xem như một ngành, một nghề đặc thù. Vì thế, họ đã có cả một hệ thống lý luận về nghề nghiệp tương đối đầy đủ và chặt chẽ. Theo đó, tổ chức sự kiện bao hàm các lĩnh vực khá rộng như:

– Bussiness event: là các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

– Corporate events: Là các sự kiện liên quan đến doanh nghiệp như lễ kỷ niệm ngày thành lập, hội thảo, hội nghị,…

– Fundraising events: Là các sự kiện nhằm mục đích gây quỹ

– Exhibitions: Là các hoạt động triển lãm

– Trade fairs: Là việc tổ chức các hội chợ thương mại

– Entertainment events: Các sự kiện mang tính chất giải trí

– Concerts/live performances: Các bổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..

– Festive events: Là các lễ hội, liên hoan, Festive,…

– Government events: Là các sự kiện của các cơ quan nhà nước như đại hội đảng, hội nghị trung ưng đảng,…

– Meetings: Là các buổi gặp gỡ giao lưu, họp hành,…

– Seminars: Là các buổi hội thảo chuyên đề

– Workshops: Bán hàng

– Conferences: Là các buổi Hội thảo

– Conventions: Là các buổi Hội nghị

– Social and cultural events: Các sự kiện về văn hoá, xã hội

– Sporting events: Các sự kiện trong lĩnh vực thể thao

– Marketing events: Các sự kiện liên quan tới marketing

– Promotional events: Các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại

– Brand and product launches: Các sự kiện liên quan đến thương hiệu, sản phẩm…

Vai trò của sự kiện và hợp tác với những công ty tổ chức sự kiện Hà Nội:

Việc tổ chức sự kiện thực chất là việc tạo ra một cái cớ để nhằm thu hút sự quan tâm và chú ý của giới truyền thông và đối tượng công chúng mục tiêu.

Tổ chức sự kiện đóng vai trò như một công cụ quan trọng trong các hoạt động tiếp thị, quảng bá chỉ đứng sau nghiên cứu thị trường và quảng cáo. Các doanh nghiệp tổ chức Event nhằm đánh bóng cho sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của mình từ đó giúp tăng doanh số bán của doanh nghiệp.

Một “SỰ KIỆN” thành công sẽ nó tạo ra được những tác động truyền thông hiệu quả đến với những người đã tham gia vào nó. Còn một sự kiện thất bại có thể làm suy giảm giá trị cũng như hình ảnh thương hiệu đối với công chúng.

Mục đích của tổ chức sự kiện:

Mục đích của sự kiện chính là những kết quả mà nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện sự kiện đó. Thông thường một sự kiện thường hướng đến 3 mục đích chính sau:

– Nhằm hỗ trợ cho các chiến dịch truyền thông xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của nhà đầu tư.

– Giúp cải thiện hoặc làm thay đổi nhận thức của công chúng đối với thương hiệu hay nhãn hiệu của nhà đầu tư.

– Phát triển tối đa những hiệu ứng truyền thông nhằm chạm đến cảm xúc của khách hàng mục tiêu.

Ngoài ra, tổ chức sự kiện còn nhằm các mục tiêu khác như hỗ trợ bán hàng, triển khai các chính sách kênh phân phối và quảng cáo trực tiếp sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của chủ đầu tư.

Quy trình tổ chức sự kiện:

Công việc tổ chức một sự kiện giống như bạn đang chơi một trò chơi ghép hình và người chơi ghép hình vậy. Nó chỉ có thể thành công khi bạn có thể ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn những mẩu nhỏ chi tiết.

– Giai đoạn trước khi diễn ra sự kiện:

+ Hiểu biết về thương hiệu/ nhãn hiệu của chủ đầu tư tổ chức sự kiện

+ Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng và liên quan đến sự kiện như mục tiêu, ngân sách, nhân lực, vật lực,…

+ Hình thành chủ đề và lập kế hoạch tổng thể cho sự kiện

+ Chuẩn bị tổ chức sự kiện bao gồm thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện, nhân lực, thiết bị, ngân sách,….

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

– Giai đoạn thực hiện sự kiện:

+ Tổ chức đón tiếp và khai mạc sự kiện

+ Tổ chức điều hành các diễn biến chính của sự kiện

+ Tổ chức phục vụ ăn uống trong sự kiện

+ Tổ chức phục vụ lưu trú và vận chuyển trong sự kiện

+ Tổ chức thực hiện các hoạt động phụ trợ trong sự kiện

+ Xác định tập đối tượng công chúng mục tiêu mà sự kiện hướng tới

– Kết thúc sự kiện và giải quyết các công việc sau sự kiện bao gồm:

+ Xúc tiến và quảng bá sự kiện

+ Quan hệ với các nhà cung cấp dịch vụ bổ trợ cho sự kiện

+ Quản trị tài chính trong tổ chức sự kiện

+ Chăm sóc khách hàng

Những lợi ích không thể chối từ khi bạn hợp tác với công ty tổ chức sự kiện Hà Nội?

 Công cụ quảng bá cho điểm đến / cho doanh nghiệp

• Sự kiện là trung tâm của đời sống văn hóa chúng ta thời hiện đại, điều mà trước đây chưa từng có. Kinh tế cải thiện nhanh chóng, thời gian rỗi tăng lên và sự tự do tiêu dùng làm tăng nhanh sự kiện công cộng, các lễ kỉ niệm và giải trí. Giờ đây, chính phủ ủng hộ và quảng bá sự kiện như là một phần của chiến lược phát triển kinh tế, xây dựng quốc gia và marketing điểm đến. Các tổ chức và ngành kinh doanh nắm bắt sự kiện là nhân tố cơ bản trong chiến lược marketing và hình ảnh quảng bá của họ. Sự nhiệt tình của các nhóm cộng đồng và cá nhan cho lợi ích riêng và sự đam mê tạo nên bức tranh tuyệt vời của các sự kiện về hầu hết đề tài và chủ đề. Sự kiện có mặt ở mọi tờ báo, trên màn hình tivi, nó chiếm nhiều thời gian và làm phong phú thêm cuộc sống chúng ta. Các sự kiện hiện nay rất phong phú, có thể bao gồm những ngày lễ quốc gia, là một dịp quan trọng của công dân, là những buổi biểu diễn độc đáo, là những sự kiện văn hóa, những hoạt động thể thao lớn trong năm, là những sự kiện của doanh nghiệp ( quảng cáo sản phẩm để gia tăng doanh số bán hay tung ra sản phẩm mới hoặc để tri ân khách hàng). Ngoài ra, sự kiện có thể thu hút giới truyền thông và các cuộc triển lãm, qua đó cải thiện hình ảnh cộng đồng chủ nhà/ doanh nghiệp, cải thiện hình ảnh du lịch/ doanh nghiệp trong dài hạn.

   Mang lại nguồn thu

• Một trong những mối quan tâm chính của một nhà kinh doanh sự kiện hay cộng đồng chủ nhà của sự kiện là biết chắc chắn được rằng sự kiện nằm trong khuôn khổ ngân sách và hy vọng, sự kiện sẽ đem lại một khoản thặng dư hay lợi nhuận. Đó là một vấn đề đơn giản để nhận biết qua những thu nhập từ hàng hóa, từ tài trợ và bán vé vượt quá các chi phí để tiến hành và tiếp thị các sự kiện. Theo đánh giá của các cộng đồng sở tại và các chính phủ, sự kiện có phạm vi ảnh hưởng lớn đến kinh tế, thường nó có mức ý nghĩa tương đương hoặc cao hơn chi phí bỏ ra.

• Một trong những tác động quan trọng nhất là sự kiện đem lại nguồn thu cho du lịch. Sự kiện luôn là chất xúc tác mạnh mẽ tạo sự  gia tăng đột biến số lượt khách công vụ và khách du lịch thuần túy trong thời gian sự kiện diễn ra.Chẳng hạn, Olympic Luân Đôn 2012 đã thu hút tới 10.490 vận động viên, 4.200 vận động viên khuyết taaij đến từ 200 quốc gia và vùng lãnh thổ, 3.000 trọng tài và khoảng 2 triệu du khách từ khắp thế giới; Olympic Sochi 2014 ( Nga) đón tiếp 6.000 vận động viên từ 85 nước trên thế giới. Khi tham gia sự kiện, du khách có thể chi tiền cho dịch vụ lữ hành, khách sạn, mua sắm và các dịch vụ khách trong các thành phố chủ nhà hoặc trong vùng. Chi phí này có thể có một tác động đáng kể bởi sự lưu thông của các nền kinh tế địa phương. Sự xúc tiến du lịch hiệu quả, kéo dài thời gian lưu lại của khách,  ngoài việc du khách đến với các sự kiện, họ còn ở lại và tham gian các điểm thu hút khác.

Cơ hội kinh doanh

• Sự kiện có thể đem lại cho cộng đồng chủ nhà một nền tảng vững chắc để giới thiệu kỹ năng nghề, trình độ chuyên môn của họ với các nhà đầu tư tiềm năng và thúc đẩy cơ hội kinh doanh mới. Sự thành công của sự kiện tạo cơ hội giới thiệu năng lực, những sự  đổi mới và những thành tựu của người tham gia sự kiện hoặc cộng đồng sở tại, thông qua sự tiếp xúc với phương tiện truyền thông. Ví dụ, trong Thế vận hội Sydney, Chính phủ xứ New South Wales đã tiêu tốn 3.600.000 USD cho thương mại và đầu tư hướng nó phù hợp với sự kiện ( Humphries, 2000). Nỗ lực này đã tạo ra hơn 60 sự kiện liên quan doanh nghiệp, đến các cuộc hội thảo của các hiệp hội quốc tế, các cuộc triển lãm và xúc tiến thương mại; 46 văn phòng thương mại quốc tế, đã thông báo về cơ hội kinh doanh và hơn 500 nhà kinh doanh hàng đầu thế giới , những nhà tài trợ Olympic; các giám đốc doanh nghiệp xứ New Southa Wales đã tham dự 4 sự kiện quảng bá. Ví dụ khác, nước Anh tối đa hóa các lợi ích kinh tế qua việc tổ chức sự kiện Olympic 2012, bằng việc tổ chức 17 hội nghị quốc tế tại Luân Đôn nhân dịp nhiều nhà lãnh đạo nhà nước và chính phủ Anh dự Olympic. Chính phủ Anh tổ chức hội nghị đầu tư toàn cầu với sự  tham dự của Giám đốc điều hành Quỹ Tiền tệ quốc tế Christine Lagarde, Chủ tịch Ngân hàng Trung ương Châu Âu, nhiều bộ trưởng và lãnh đạo doanh nghiệp trên toàn thế giới.

Trên đây là một số gợi ý để giúp bạn có thể tổ chức sự kiện chuyên nghiệp doanh nghiệp của mình.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]