Mso giới thiệu 07 tip bảo mật dành cho email công ty

Công nghệ đã trở thành một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả làm việc một cách đáng kể. Một trong những công cụ hỗ trợ đắc lực và không thể thiếu trong bất kỳ một môi trường làm việc chuyên nghiệp nào chính là email công ty – một phương thức giao tiếp trong kinh doanh và đóng vai trò thiết yếu trong việc thiết lập mối quan hệ với đồng nghiệp, đối tác cũng như nhà tài trợ.

Email công ty là gì?

Là công cụ trao đổi và giao tiếp chủ yếu trong doanh nghiệp, email công ty có địa chỉ theo cấu trúc [email protected] , trong đó domain là tên công ty, tên miền website hoặc tên viết tắt được dùng cho hoạt động thương mại. Thay vì sử dụng email tên miền cấp sẵn bởi nhà cung cấp như gmail.com hay outlook.com, việc tên công ty xuất hiện ngay trong đuôi email khiến khách hàng cảm thấy an tâm cũng như cảm nhận được sự chuyên nghiệp. 

Một số lý do doanh nghiệp nên sử dụng email công ty cho hoạt động kinh doanh của mình:

• Thiết lập sự uy tín và chuyên nghiệp
• Tạo nên sự nhất quán trong thương hiệu doanh nghiệp
• Khiến khách hàng dễ nhớ địa chỉ email hơn
• Gia tăng tính bảo mật nâng cao
• Nâng cao khả năng kiểm soát

07 tip bảo mật để đảm bảo an toàn cho email công ty

Email công ty đã trở nên quen thuộc và quan trọng trong công việc hàng ngày đến nỗi nó trở thành một trong những mục tiêu chính trong những cuộc tấn công mạng nhằm chiếm đoạt thông tin và dữ liệu quan trọng. Vì thế, rất cần thiết để giữ an toàn cho hộp thư và email của bạn. Dưới đây là một số mẹo giúp bạn có thể giữ cho thư của mình không bị hacker tấn công.

Giữ cho nội dung  email công ty được mã hóa

Hầu hết các doanh nghiệp sử dụng email làm hình thức liên lạc chính và gửi bất cứ công việc gì qua phương tiện này – từ hóa đơn, cho đến chi tiết thanh toán, thậm chí là tên người dùng và mật khẩu. Để đảm bảo rằng nội dung trong email công ty của bạn được an toàn trước nguy cơ bị xâm nhập, việc mã hóa nội dung thư là điều cần thiết.

Sử dụng mật khẩu mạnh

Việc sử dụng mật khẩu mạnh và mang tính duy nhất cho email của bạn là một trong những tip bảo mật email công ty dễ thực hiện nhất. Việc này làm cho những kẻ tấn công khó truy cập vào thông tin liên lạc hơn. Nếu bạn sử dụng một password phổ biến hoặc có liên quan đến thông tin trên giấy tờ của bạn hoặc sử dụng cùng một mật khẩu cho tất cả các tài khoản, bạn đã khiến cho những kẻ tấn công dễ dàng truy cập vào thông tin liên lạc của bạn.

Áp dụng các tool an ninh mạng

Hầu hết mọi thiết bị đều được cài đặt sẵn phần mềm diệt virus, vì thế hãy đảm bảo rằng email công ty của bạn được thiết lập các công cụ bảo vệ. Bằng cách này, nó có thể quét các tệp đính kèm và thậm chí phát hiện việc truy cập đáng ngờ.

Tuy nhiên, phần mềm diệt virus không phải là cách bảo vệ duy nhất của người dùng, Khi bạn sử dụng các giải pháp như Microsoft 365, bạn có quyền truy cập vào công nghệ tinh vi – công cụ sẽ quét và phân tích thư của bạn để phát hiện các liên kế và tệp đính kèm đáng ngờ, đồng thời cảnh báo bạn không nên mở chúng.

Cảnh giác với Wifi công cộng

Nếu đã từng truy cập Wifi tại quán cà phê hoặc sân bay, bạn có thể nhận thấy lời cảnh báo về bảo mật. Mặc dù nhiều người làm lơ và tiếp tục sử dụng trình duyệt không gián đoạn, nhưng khi bạn cần xử lý các giao dịch có nội dung quan trọng thông qua email công ty, điều quan trọng cần phải biết là mạng không dây công cộng là không an toàn.

Những kẻ tấn công thường thiết lập phần mềm trên mạng Wifi công cộng để theo dõi hoạt động của người dùng và ghi lại thông tin đăng nhập của người dùng. Rui ro đối với với trường hợp bị xâm nhập vào hộp thư là khá lớn. Đó là lý do tại sao một trong những mẹo bảo mật email công ty là không bao giờ tiến hành các hoạt động kinh doanh quan trọng qua mạng công cộng.

Xem xét kỹ trước khi mở thư

Khi sử dụng email công ty, bạn sẽ luôn nhận được thư từ những người không quen thuộc. Do đó, hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi quyết định mở email từ một liên hệ không xác định. Hãy xem xét kỹ địa chỉ người gửi vì các tin nhắn spam thường có địa chỉ bị sai chính tả. Bên cạnh đó, nếu thư có tệp đính kèm, đừng mở vội trừ khi bạn tin tưởng hoặc biết địa chỉ email người gửi. Hãy đảm bảo rằng tệp đính kèm là loại tệp nên có, vì những kẻ gửi thư rác thường gửi các tệp nghe có vẻ hợp pháp nhưng được lưu dưới các định dạng khác nhau.

Tìm nhà cung cấp dịch vụ email công ty đáng tin cậy

Không phải tất cả các nhà cung cấp đều giống nhau trong việc phát hiện thư rác. Các nhà cung cấp dịch vụ nhỏ hơn thường không có khả năng lọc các email đến qua server của mình. Do đó, điều quan trọng đối với doanh nghiệp của bạn là phải lựa chọn sử dụng một nhà cung cấp email công ty đáng tin cậy và an toàn như Microsoft hoặc nhờ sự hỗ trợ của các chuyên gia CNTT đến từ MSO.

Loại bỏ thư rác

Một số email có thể trông giống như thư rác nhưng chúng thực sự hợp pháp, trong khi các email khác có thể trông không hợp pháp nhưng lại là spam. Vì thế bạn cần phải tự lọc thư rác bên cạnh sự hỗ trợ của phần mềm.

Khi nhận được email spam, bạn hãy lọc nó vào thư rác của mình để đảm bảo rằng bạn không mở email spam hoặc nhấp nhầm vào các liên kết và tệp đính kèm của chúng. Việc này giúp cho các nhà cung cấp như Microsoft phát hiện nội dung độc hại. 

Trên đây là một số mẹo để giúp quá trình sử dụng email công ty trở nên an toàn hơn, nhằm tránh gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh. Bạn cũng có thể tham khảo sự hỗ trợ từ đội ngũ CNTT của MSO để việc bảo mật được hiệu quả và nhanh gọn hơn. Bên cạnh đó, với cương vị là đại lý ủy quyền chính thức của Microsoft tại Việt Nam, MSO luôn sẵn sàng tư vấn và cung cấp cho bạn đa dạng gói giải pháp Microsoft 365 đi kèm với nhiều chương trình ưu đãi hấp dẫn.

Nếu bạn còn bất kỳ thắc mắc hoặc câu hỏi liên quan đến email công ty cũng như các gói giải pháp Microsoft 365 dành cho email doanh nghiệp, hãy liên hệ với MSO thông qua thông tin liên hệ chi tiết được nêu dưới đây:

Thông tin liên hệ: mso.vn – Microsoft 365

Văn phòng: Lô TT 02-15, KĐT Mon City, Quận Nam Từ Liêm, Tp. Hà Nội.

Hotline: 024.9999.7777

Email: [email protected]