This ad listing is expired.

Quy trình nhập hàng – Các bước nhập hàng vào kho

Bước 1: Tạo và thiết lập kho

Khi kinh doanh bất cứ mặt hàng gì cũng cần có không gian để sắp xếp và lưu trữ hàng hóa.Tạo và thiết lập kho là bước đầu tiên trong quy trình nhập hàng. Tuy nhiên, nhà kho càng lớn thì càng tốn kém chi phí, vì vậy bạn nên bố trí và sử dụng không gian kho hàng sao cho hợp lý và hiệu quả. Trước tiên, bạn cần lên kế hoạch sử dụng kho, làm thế nào để tận dụng tối đa không gian kho hàng. Để làm được điều đó, hãy bắt đầu bằng việc vẽ sơ đồ kho hàng, nên sắp xếp loại hàng hóa nào ở đâu. Sau khi có sơ đồ kho, bạn cần mua sắm các vật dụng cần thiết như kệ để hàng, pallet, thang và xe đẩy hàng nếu cần thiết…

Bên cạnh việc thiết lập kho hàng vật lý, bạn còn cần thiết lập kho trong phần mềm quản lý bán hàng. Tạo kho hàng là bước bắt đầu để có thể quản lý và bán hàng, giúp bạn theo dõi hàng tồn kho tại từng chi nhánh, hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyển kho sau này.

Bước 2: Xác định loại hàng hóa cần nhập kho

Tùy vào mặt hàng mà bạn dự định kinh doanh để lên kế hoạch nhập hàng vào kho. Nếu là lần nhập kho hàng hóa đầu tiên, bạn cần làm việc với nhà cung cấp về các vấn đề như:

Giá cả: Đừng ham nhà cung cấp đưa ra giá rẻ hơn mà bạn nên xem xét chất lượng của sản phẩm. Với lần đầu nhập hàng, bạn có thể yêu cầu nhà cung cấp gửi sản phẩm mẫu trước khi quyết định.
Số lượng nhập hàng tối thiểu: Thông thường các nhà cung cấp sẽ có các mốc số lượng khác nhau, bạn lấy càng nhiều thì giá nhập càng rẻ. Tùy thuộc vào số vốn mà bạn có để quyết định nhập số lượng phù hợp.
Điều kiện vận chuyển: Nếu nhà cung cấp có hỗ trợ chuyển hàng đến tận kho cho thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và nguồn lực khi nhập kho hàng hóa. Bạn sẽ không phải lo lắng về khâu vận chuyển, phân loại, sắp xếp, bốc dỡ hàng hóa hay chịu trách nhiệm về hỏng hóc, thất thoát trong quá trình di chuyển…
Chu kỳ thanh toán công nợ: Một số nhà cung cấp yêu cầu thanh toán tiền hàng ngay khi mua hàng, tuy nhiên cũng có nhiều nhà cung cấp sẽ thanh toán công nợ theo chu kỳ như theo tuần, tháng, quý… Bạn cần làm rõ thời gian và hình thức thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp để hạn chế sai sót sau này.

Với những lần nhập hàng sau, bạn nên dựa vào xu hướng tiêu thụ các mặt hàng để quyết định nhập hàng hay không, nếu có thì khi nào nhập, số lượng bao nhiêu.

Xem thêm:Phần mềm quản lý bán hàng

Với các mặt hàng bán chạy: Không nên để số lượng tồn kho còn quá ít mới bắt đầu nhập hàng sẽ rất dễ bị hết hàng khi chưa kịp nhập thêm hàng về kho, số lượng nhập mỗi lần cũng nên nhiều hơn.
Đối với các sản phẩm bán chậm: Mỗi lần nhập hàng với số lượng vừa phải, cầm chừng.

Bước 3: Tạo yêu cầu nhập hàng

Sau khi đã lên kế hoạch nhập hàng, bước tiếp theo trong quy trình nhập kho là tạo phiếu yêu cầu nhập hàng. Bạn cần tạo phiếu yêu cầu nhập hàng bao gồm danh sách các sản phẩm cần nhập kèm số lượng. Sau đó bạn in phiếu nhập hàng để chuyển cho nhân viên mua hàng đi lấy hàng hoặc gửi trực tiếp cho các nhà cung cấp.

Bạn có thể sử dụng tính năng Tạo đơn nhập trên Sapo để tạo và quản lý đơn nhập hàng nhanh chóng, dễ dàng. Bạn chỉ cần chọn sản phẩm cần nhập hàng, điền số lượng và bấm nút In để in đơn nhập hàng. Tính năng còn hỗ trợ In mã vạch để dán lên sản phẩm khi nhận hàng.

Bước 4: Nhập hàng vào kho

Sau khi mua hàng về, nhân viên mua hàng sẽ giao hàng hóa cho thủ kho. Đối với lần nhập kho hàng hóa đầu tiên, bạn cần nhập tất cả các sản phẩm vào phần mềm quản lý bán hàng và kiểm đếm số lượng tồn kho ban đầu. Đây không chỉ là bước quan trọng trong quy trình nhập kho mà còn là dữ liệu để phục vụ cho việc bán hàng sau này.

Để nhập hàng lên phần mềm, có 3 cách chính là nhập thủ công, nhập hàng loạt và đồng bộ tự động sản phẩm.

>>> Phần mềm bán hàng