Những chú ý để tổ chức hội nghị – hội thảo thành công

Những chú ý để tổ chức hội nghị – hội thảo thành công

Với nhiều doanh nghiệp, tổ chức hội nghị – hội thảo là một sự kiện được lựa chọn khi cần có sự đóng góp, phát huy ý kiến, giới thiệu thông tin, sản phẩm mới đến đại đa số khách hàng. Một buổi hội thảo thành công khi thu hút được nhiều khách mời tham dự, có tính quảng bá cao.

Để tổ chức hội nghị – hội thảo thành công, cần làm tốt những công đoạn nào?

1.    Chuẩn bị trước khi chương trình diễn ra.

–         Đây là bước lên kế hoạch

–         Cần xác định và thống nhất chủ đề của buổi hội nghị – hội thảo.

Tiến hành lập kế hoạch:

–         Xác định mục tiêu, yêu cầu cần đạt được

–         Nội dung chương trình xoay quanh vấn đề gì.

–         Thời gian, địa điểm tổ chức

–         Dự trù kinh phí thực hiện.

–         Khách mời dự kiện.

–         Chuẩn bị nội dung báo cáo chính, báo cáo khai mạc, bế mạc (nếu có).

Chuẩn bị trước khi diễn ra:

–         Truyền thông cho sự kiện

–         In ấn tài liệu cần thiết.

–         Gửi thư mời.

–       Chuẩn bị hội trường, thiết bị âm thanh, ánh sáng, các loại máy móc, kỹ thuật cần thiết.

–         Chuẩn bị thức ăn, đồ uống nhẹ/ mặn, chỗ nghỉ ngơi (đối với chương trình kéo dài).

2.    Công tác tổ chức

–         Chuẩn bị nhân lực cho khâu tiếp đón đại biểu.

–         Người phát tài liệu.

–         MC chính của chương trình.

–         Biên bản hội nghị

–         Đọc thông báo ý kiến, kết luận chỉ đạo hội nghị.

3.    Sau hội nghị

–         Viết thư cám ơn diễn giả, khách mời.

–         Lập hồ sơ cuộc họp, hội nghị.

–         Hoàn chỉnh và thông qua biên bản hội nghị, sao gửi các nơi liên quan.

–         Theo dõi, thực hiện các quyết định.

–         Chuẩn bị thông tin cho hội nghị, họp rút kinh nghiệm tổ chức cuộc hội nghị.

–         Các công việc còn lại khác như : chuyển trả các thiết bị

–         Thanh toán các khoản tiền, đối chiếu, quyết toán.

Quy mô lớn, khối lượng công việc nhiều do đó khi khi lên kế hoạch diễn ra hội nghị của công ty, ban tổ chức cần cân nhắc chọn đúng người đúng việc, ghi rõ thời hạn kết thúc công việc đảm bảo mọi việc được ăn khớp với nhau, hạn chế trường hợp phát sinh.

Kinh nghiệm làm việc với nhà hàng tổ chức sự kiện.

1. Liên lạc và hẹn trước

Trước tiên, bạn nên lên danh sách các nhà hàng phù hợp với yêu cầu của bạn: địa điểm thích hợp, không gian rộng…. Sau đó, bạn gọi điện đến gặp quản lý của từng nhà hàng và hỏi sơ qua về tổ chức sự kiện tại đây. Việc liên lạc trước qua điện thoại sẽ giúp bạn biết sơ qua thái độ phục vụ cũng như các dịch vụ cơ bản tại địa điểm bạn đã định. Nếu bạn không có cảm tình khi nói chuyện với quản lý hay nhà hàng không đáp ứng được đầy đủ yêu cầu bạn đưa ra, bạn có thể cân nhắc việc đến hoặc không đến xem xét địa điểm đó.

2. Hỏi rõ tất cả các dịch vụ và yêu cầu được trải nghiệm thực tế

Bạn nên yêu cầu nhà hàng đưa ra bảng danh sách các dịch vụ họ cung cấp và thực đơn các món ăn, tất cả được ghi bằng văn bản. Bạn cũng nên hỏi rõ giá cả thực đơn, giá đồ uống, và giá này có được giữ nguyên tới thời điểm bạn tổ chức sự kiện hay không? Phía công ty bạn có cần chuẩn bị giấy, túi đựng tài liệu, máy tính… và nếu không thì dịch vụ đó được tính như thế nào. Sau khi đã thống nhất về giá cả, bạn yêu cầu nhà hàng cho đi xem địa điểm hội trường nơi sự kiện của doanh nghiệp bạn sẽ diễn ra. Bạn cũng cần thống nhất về thời gian chốt danh sách khách mời và đồ ăn với nhà hàng.

Đừng quên phòng họp báo sau hội thảo – nơi giới truyền thông tiếp cận và đưa thông tin về  công ty bạn đến với nhiều người hơn.

3. Ký hợp đồng rõ ràng

Khi đã lựa chọn được nhà hàng ưng ý, bạn cần đọc kỹ hợp đồng của họ và yêu cầu liệt kê rõ các dịch vụ miễn phí hoặc các chương trình khuyến mại, giảm giá vào hợp đồng. Trong hợp đồng cũng cần ghi rõ thời gian cụ thể bạn được sử dụng hội trường, có thể trong 4 hoặc 6 tiếng đồng hồ và địa điểm gửi xe cũng như các chi phí phát sinh có thể xảy ra.

Bạn cũng nên cân nhắc chọn những nhà hàng có kinh nghiệm, uy tín để tổ chức hội thảo, hội nghị, tất niên cuối năm cho công ty, như vậy các dịch vụ cũng đảm bảo hơn.

Một số trung tâm khách sạn tổ chức hội nghị – hội thảo tại Hà Nội.

1. Almaz Vinhomes Riverside

Địa điểm: Khu đô thị Vinhomes Riverside, Phúc Lợi, Long Biên, Hà Nội.

Sức chứa: 1.600 khách

Điểm mạnh của Almaz Convention Center là không gian lớn (tổng cộng hơn 4.400m2) chia làm nhiều phòng với nhiều diện tích khác nhau. Kích cỡ của các phòng  phù hợp để tổ chức từ những chương trình hội thảo cao cấp, các hội nghị mang tầm cỡ quốc gia – quốc tế; cho tới những bữa tiệc nhỏ ấm cúng cho một nhóm hoặc gia đình.

2. Long Biên Golf

Địa điểm: Phúc Đồng, Long Biên, Hà Nội.

Sức chứa: 350 khách.

Điểm mạnh riêng biệt của Long Biên Golf là menu ẩm thực Âu, Á, Hoa,… đa dạng. Nơi đây còn cung cấp hơn 50 chủng loại thủy, hải sản cao cấp được nuôi sống và chế biến tại chỗ theo nhu cầu của thực khách.

3. Pan Pacific Hanoi

Địa điểm: Số 1, đường Thanh Niên, Q. Ba Đình, Hà Nội.

Sức chứa: 500 khách.

Điểm thuận lợi của Pan Pacific Hanoi (tiền thân là khách sạn Sofitel Plaza Hanoi) là tọa lạc ở trung tâm thành phố, được trang bị hệ thống thiết bị hiện đại. Dịch vụ tiện ích bên cạnh khá phong phú bao gồm nhà hàng, quán bar, bể bơi, spa, câu lạc bộ sức khỏe…

4. JW Marriott Hotel

Địa chỉ: số 8 đường Đỗ Đức Dục, Từ Liêm, Hà Nội.

Sức chứa: 400 – 600 khách.

Điểm nổi bật của JW Marriott Hotel là sự sang trọng và chất lượng dịch vụ đẳng cấp, được khẳng định thông qua những giải thưởng: “Khách sạn dẫn đầu về dịch vụ Mice tại Châu Á” do World Travel Awards bình chọn, “Khách sạn có thiết kế & Xây dựng đẹp nhất” khu vực Châu Á – Thái Bình Dương, “ Khách sạn tốt nhất về dịch vụ MICE tại Việt Nam” của tạp chí The Guide; giải thưởng Khách sạn Quốc tế với số điểm cao nhất tại cả hai hạng mục: “Khách sạn tốt nhất Việt Nam” và “Khách sạn có dịch vụ Hội nghị, Hội thảo tốt nhất Việt Nam”.

5. Sheraton Hanoi Hotel

Địa chỉ:  K5 Nghi Tàm, 11 Xuân Diệu.

Sức chứa: 450 – 600 khách.

Điểm mạnh của Sheraton Hanoi Hotel là hệ thống trang thiết bị, âm thanh, ánh sáng, phòng chiếu, hỗ trợ kỹ thuật tốt, phục vụ theo chủ đề. Chất lượng ẩm thực tốt.

6. Tòa nhà Lotte

Địa chỉ: 54 Liễu Giai, Ba Đình.

Sức chứa: 600 – 1200.

Phòng Crystal Ballroom của Lotte có dàn ánh sáng, âm thanh đạt hàng nghệ thuật, đẳng cấp. Crystal Ballroom có thể được chia thành ba phòng nhỏ với vách ngăn di động nhằm phục vụ các loại hình sự kiện đa dạng.

Ngoài ra, bạn có thể cân nhắc thêm nhiều địa điểm khác như: Khách sạn Hà Nội Daewoo (360 Kim Mã, quận Ba Đình), Khách Sạn Nikko (84 Trần Nhân Tông, Hai Bà Trưng), Khách Sạn Moevenpick (83A Lý Thường Kiệt, quận Hoàn Kiếm), Khách Sạn Melia Hà Nội (44 Lý Thường Kiệt, quận Hoàn Kiếm), Khách sạn Hilton Opera (số 1 Lê Thánh Tông, quận Hoàn Kiếm), Crowne Plaza West Hanoi (36 Lê Đức Thọ, Mỹ Đình, Từ Liêm), Khách Sạn Intercontinental Hanoi Westlake (1A Nghi Tàm, quận Tây Hồ)….

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: Internet.

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]