Những lý do nên chọn các công ty chuyên tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp

Những lý do nên chọn các công ty chuyên tổ chức sự kiện cho các doanh nghiệp

Công ty bạn đang có sự kiện rất quan trọng mà bạn vẫn chưa biết làm thế nào để chương trình hoành tráng nhất, gây được ấn tượng với người tham gia mà lại muốn tiết kiệm tối đa chi phí, không gặp phải những phát sinh không cần thiết. Do đó nên chọn những công ty chuyên tổ chức sự kiện để không mắc phải những lỗi nhỏ nhất.

Thuê công ty chuyên tổ chức sự kiện  , tại sao lại không? Mỗi một sự kiện của doanh nghiệp tổ chức đều bao gồm nhiều khâu và nhiều công đoạn khá phức tạp đòi hỏi người phụ trách phải có kinh nghiệm và am hiểu về nó.

Những lợi ích mà công ty chuyên tổ chức sự kiện mang lại cho doanh nghiệp của bạn sẽ là gì?

Công ty tổ chức sự kiện có đầy đủ kinh nghiệm

Một sự kiện thành công cần yếu chính là kinh nghiệm, kỹ năng và chuyên môn xử lý tình huống của người điều hành tổ chức. Đối với những người không chuyên tổ chức sự kiện trong các doanh nghiệp hiện nay thì việc tổng hợp cả 3 yếu tố này dường như là không thể, đặc biệt là kinh nghiệm tổ chức. Mỗi sự kiện, vấn đề phát sinh lại có những cách giải quyết khác nhau. Các công ty tổ chức sự kiện với đội ngũ nhân lực hùng hậu của mình sẽ giải quyết tất cả các vấn đề liên quan để thực hiện một event thành công. Với kỹ năng chuyên môn và khả năng dự phòng rủi ro, các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ là nơi giải quyết tốt nhất tất cả những phát sinh này.

Tiết kiệm chi phí tối đa khi thuê công ty chuyên nghiệp

Với nhiều năm kinh nghiệm, các công ty tổ chức sự kiện uy tín sẽ hoạch định được lượng chi phí bạn cần bỏ ra để có một sự kiện hoàn hảo, tránh lãng phí vào những khoản tiền “không tên”. Bên cạnh đó, nếu tự mình thực hiện bạn có thể bị chặt chém khi thuê các dịch vụ như âm thanh, ánh sáng, sân khấu, … Điều này các công ty tổ chức sự kiện đều hiểu rõ và sẽ đưa ra mức giá tốt nhất cho sự kiện của bạn.

Tiết kiệm tối đa thời gian chuẩn bị, setup chương trình

Việc đảm bảo công việc hàng ngày đối với những người tổ chức sự kiện không chuyên trong doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng khá nhiều, việc quán xuyến thêm nhiều vấn đề mà sự kiện cần tổ chức đem lại. Cho dù bạn là người có tinh thần trách nhiệm rất cao trong công việc nhưng nhiều khi cũng không khó có đủ thời gian và khả năng để hoàn thành quá nhiều việc trong một lúc. Việc thuê các công ty chuyên nghiệp về tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn thoải mái hơn để chuyên tâm làm công việc của mình, vừa đảm bảo tốt công việc, vừa có một sự kiện diễn ra thành công.

Mối quan hệ với các dịch vụ trong tổ chức sự kiện

Như ở trên đã đề cập, việc tổ chức sự kiện phải trải qua rất nhiều công đoạn, liên quan đến nhiều lĩnh vực. Việc kết nối với các nhà cung cấp dịch vụ không hề đơn giản. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp không chỉ am hiểu trong lĩnh vực này mà còn có mối quan hệ khá mật thiết với họ. Việc thuê công ty tổ chức sự kiện sẽ không chỉ giúp bạn chọn được trang thiết bị thích hợp, phù hợp quy mô chương trình của mình, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí khi tổ chức sự kiện của mình.

Giảm thiểu tối đa rủi ro khi thuê công ty tổ chức sự kiện

Yếu tố quan cực kỳ quan trọng mà những người tổ chức sự kiện không chuyên thường bỏ qua là lường trước rủi ro. Những tình huống ngoài ý muốn sẽ làm người tổ chức bối rối và khó đưa ra hướng xử lý. Nếu không may, event tổ chức gặp sự cố bất ngờ và diễn ra không thành công sẽ đem lại nhiều nguy cơ không tốt cho khách hàng. Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp như sẽ giải quyết những tình huống phát sinh, giảm thiểu tối đa rủi ro, giúp khách hàng có được một event thành công.

Chúng ta cần chú ý đến những vấn đề gì để biết đó là công ty chuyên tổ chức sự kiện.

Tổ chức sự kiện là một hoạt động ngày càng phổ biến đối với các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam trong việc quảng bá hình ảnh của mình. Thay vì đứng ra tổ chức, nhiều doanh nghiệp thuê các công ty tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phí và thời gian. Để có được một buổi lễ thành công, mang lại hiệu quả cao, doanh nghiệp nên chọn một công ty tổ chức sự kiện uy tín.Tổ

Tổ chức sự kiện là một hoạt động ngày càng phổ biến đối với các doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam trong việc quảng bá hình ảnh của mình. Thay vì đứng ra tổ chức, nhiều doanh nghiệp thuê các công ty tổ chức sự kiện để tiết kiệm chi phí và thời gian.

Tổ chức sự kiện là gì?

Tổ chức sự kiện (event) góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Tại các sự kiện này, doanh nghiệp công ty sẽ thông báo đến khách hàng và báo giới về sản phẩm mới, đồng thời (điều này quan trọng hơn) đánh bóng thương hiệu, làm cho khách hàng nhớ và tiêu thụ sản phẩm mới này. Đây còn là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp…

Tố chất của chuyên viên tổ chức sự kiện

Các chuyên gia ví von người tổ chức sự kiện như một “nghệ nhân ghép hình”. “Tỉ mỉ, cẩn trọng đến từng tiểu tiết, sau đó mới đến ý tưởng…” là phác họa ngắn gọn kỹ năng cần có của một chuyên viên tổ chức sự kiện (Event Specialist).

Công việc tổ chức sự kiện như một bức tranh của trò chơi ghép hình và người chơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩu nhỏ chi tiết. Đẳng cấp của mỗi công ty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trong từng tiểu tiết ở mỗi event họ tổ chức.

Người tổ chức sự kiện giỏi chắc chắn không thể thiếu những tố chất như: óc tổ chức tốt, năng động, nhanh nhẹn, kiên nhẫn, có khả năng thiết lập mối quan hệ tốt, có khả năng làm việc theo nhóm, có sức khỏe và niềm đam mê. Nghề tổ chức sự kiện là nghề đòi hỏi người thực hiện cực kỳ bền sức và chịu được áp lực cao. Họ còn phải biết cách xoay xở và ứng phó trong mọi tình huống. Ít người biết rằng, từ khi bắt đầu sự kiện cho đến khi kết thúc, người tổ chức sự kiện dù có bề ngoài trầm tĩnh thế nào chăng nữa nhưng đầu óc họ đang “căng ra” để dự trù và xử lý bất kỳ “sự cố không mời mà đến” nào. Và chỉ khi sự kiện kết thúc, người tổ chức sự kiện mới có thể thở phào nhẹ nhõm.

Cách nhận biết một trung tâm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Làm việc khoa học

Một công ty tổ chức sự kiện làm việc nghiêm túc bao giờ cũng có ít nhất 2 bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager. Bộ phận sáng tạo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director).

Bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive. Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến tiến trình thực hiện cũng như trong suốt thời gian Event diễn ra, đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước.

Làm việc chuyên nghiệp

Một công ty tổ chức sự kiến tốt luôn có hợp đồng bảo hiểm với khách hàng, cho người tham dự buổi tiệc. Sự chuyên nghiệp: Kinh nghiệm và chuyên môn nghề nghiệp giúp các agency luôn chuẩn bị và kiểm soát việc tổ chức một cách khoa học và hoàn hảo nhất. Họ có cả đội ngũ gồm nhiều người chỉ để phục vụ cho việc này.

Mối quan hệ với báo đài

Một agency giàu mối quan hệ và có kinh nghiệm về việc kiểm soát thông tin sẽ là một lợi thế. Ngoài tính sáng tạo và chuyên nghiệp, tiêu chí này cực kì quan trọng để đảm bảo an toàn và hiệu quả cho chiến dịch truyền thông của khách hàng.

Có tư duy chiến lược

Một agency giỏi phải biết cách phân tích, đo lường và tư vấn cho chiến dịch của khách hàng hiệu quả nhất. Họ là người cộng sự, hỗ trợ cùng doanh nghiệp để đưa hình ảnh thương hiệu xuất hiện trước công chúng một cách hiệu quả nhất chứ không chỉ là người chỉ biết làm theo yêu cầu.

Trên đây là một số lý do vì sao bạn nên chọn những công ty chuyên tổ chức sự kiện để thực hiện những sự kiện cho doanh nghiệp của mình.

Với kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, team building và du lịch, cùng đội ngũ nhân sự đông đảo, trẻ trung, năng động và vô cùng sáng tạo, chắc chắn chúng tôi sẽ mang tới cho bạn những chương trình sáng tạo nhất.

Vậy bạn còn chần chờ gì nữa mà không gọi ngay cho chúng tôi để được tư vấn và có cho mình những chương trình thật tuyệt vời.

Nguồn ảnh: internet

Mọi chi tiết, vui lòng liên hệ:

Công ty tổ chức Sự Kiện và Du lịch – Teambuilding Vietwind.

Địa chỉ: Phòng 705-tầng 7-nhà NO2 – 25 Lạc Trung-Hà Nội

Điện thoại: 0969 777 981

Email:[email protected]